Dette bør styret vite om årsmøtet og generalforsamlingen

Tid, sted og møteform

Styret er ansvarlig for å velge/bekrefte møtedato og møtested, samt bestemme om møtet skal avholdes digitalt eller fysisk.

Bate-kunder får i starten av året informasjon om hvordan dere velger møtedato og møteform fra rådgiveren deres. Etter at møtedato er bekreftet vil en fremdriftplan med frister og oppgaver bli synlig for styret i Portalen under menypunktet Styrearbeid>Fremdriftsplan.

Eierne kan melde inn forslag

I forkant av møtet kan eierne melde inn saker som de vil ha behandlet. Dette kan være forslag om å lage flere parkeringsplasser, eller å dyrke en grønnsakshage i fellesarealet.

Styret må informere eierne om fristen for å melde inn saker (forhånsdvarsel), og alle saker som kommer inn før fristen må tas med i innkallingen.

Innkalling

Styret må sende møteinnkalling til alle boligeiere minst åtte dager og høyst 20 dager før årsmøtet. Innkallingen inneholder sakslisten, med følgende obligatoriske punkter:

• Årsregnskap
• Valg av styremedlemmer
• Styrehonorar
• Saker fra styret og beboere (hvis det er meldt inn saker)

I tillegg er det vanlig å ha med årsmelding – en oppsummering av styrets arbeid og boligselskapets aktiviteter, økonomi og utvikling det siste året.

Vi anbefaler at dere setter av minst ett styremøte til arbeid med innkallingen. En god innkalling legger grunnlaget for et godt møte. Gå gjennom sakene som skal behandles, og jobb frem ryddige forslag til vedtak. Det er viktig at eierne har opparbeidet seg et solid beslutningsgrunnlag i forkant av stemmegivning.

Innkallingen sendes skriftlig, enten i papirform eller elektronisk. I Portalen finner dere en ferdig mal for innkalling som dere kan bruke.

Møteleder

Det er i utgangspunktet styreleder som skal være møteleder, men årsmøtet/generalforsamlingen kan velge andre, for eksempel representant fra forretningsfører.

*Kunder med ordinær forettningsføreravtale har møteleder fra Bate inkludert. Kunder med Basis-forettningsføreravtale kan bestille møtelder fra Bate mot et pristillegg.

Fremmøtelisten

Styret må føre liste over hvem som er tilstede på møtet. Bruk gjerne fremmøtelisten som dere finner i Portalen.

Protokoll

Møteleder er ansvarlig for protokollførsel av sakene som behandles, og vedtak som fattes. Protokollen underskrives av møteleder og minst en eier (som deltar på møtet). Det er vanlig å sende ut protokollen til eierne i etterkant av møtet.

Prosessen for møtet

Innkallingen er selve sakslisten for møtet. Møteleder skal punktvis gå igjennom denne og legge til rette for avstemming for de sakene som krever dette.

Avstemming og regler for flertall

På årsmøtet stemmer de fremmøte over sakene som skal behandles. Det er to former for flertall:

Ordinært flertall:

Hovedregelen er at saker avgjøres med ordinært flertall. Det betyr at alternativet med flest stemmer vinner. Ved likt antall stemmer tas avgjørelsen ved loddtrekning.

Kvalifisert flertall:

Vedtak som innebærer endringer utover det som er vanlig forvaltning og vedlikehold i borettslaget, krever kvalifisert flertall. Det betyr et flertall på to tredeler av avgitte stemmer. Bygging av balkonger eller tilbygg, og installering av heis er typiske eksempler på dette. Det samme gjelder for vedtektsendringer.

Er dere usikre på hvilken flertallsform som gjelder for en respektiv sak, så kan vi hjelpe dere med dette.

Stemmerett

I borettslag: Alle andelseiere har én stemme hver.

I sameier som bare inneholder boliger: Én stemme per seksjon

I sameier med både bolig og næring: Her stemmer man etter sameiebrøken. Det kan vedtektsfestes annen løsning, for eksempel én stemme pr. seksjon, eller at alle seksjoner stemmer likt, men det krever samtykke fra de sameiere det gjelder.

Bate har en egen løsning for digitale årsmøter. Det meste av forarbeidet gjør dere i Portalen, mens eierne deltar og stemmer på Bates Min side. Løsningen er todelt, med en høringsperiode og en stemmeperiode.

1) Høringsperiode

Når årsmøtet starter legger Bate ut innkallingen på Min side. Her kan eierne blant annet kommentere/stille spørsmål på sakene og komme med benkeforslag til kandidater. Styret kan svare på kommentarene i samme løsning.

2) Stemmeperioden

Etter at høringsperioden er avsluttet kan eierne se gjennom og stemme på sakene. Vi anbefaler at både hørings- og stemmeperioden varer i 48 timer. Kommentarer fra høringsperioden er også synlige under stemmeperioden.

Protokoll

Protokollen fra møtet må gjøres ferdig, og møteleder og protokollvitne signere. Dette gjøres vanligvis i Portalen, og protokollvitnet får link til digital signering av protokoll i Min side. Vi registrerer nye styremedlemmer i vårt system, og gir dem tilgang til Portalen.

Styrehonorar

Dere legger inn fordelingen av styrehonoraret i Portalen, under menypunktet Økonomi >Godtgjørelser >Styrehonorar. Når dere har godkjent skjemaet sendes det til oss for utbetaling.

Endringsmelding

Protokollen må sendes til Brønnøysundregistrene, og nytt styre må registreres. Hvis dere har en ordinær forretningsføreravtale hos i Bate så er dette inkludert.

Hvis dere har Basis forretningsføreravtale så kan dere enkelt gjøre dette selv via Altinn. Tjenesten kan også bestilles av oss mot et tillegg i pris.

Nytt styre

Dersom det er nye styremedlemmer så anbefaler vi å kalle inn til et styremøte så raskt som mulig. Her går dere gjennom oppgaver og ansvarsfordeling. Hvis hele styret byttes ut, bør gammelt og nytt styre ha et overleveringsmøte.

Les også: Slik sikrer dere god ansvarsfordeling

Kurs

Bate har egne kurs for nye styremedlemmer. Vi anbefaler også at nye styremedlemmer klikker gjennom våre digitale opplæringskurs for å få en god oversikt over vervet.

I løpet av januar får styret en e-post fra sin rådgiver i Bate. Her blir dere oppfordret til å velge/bekrefte dato for årsmøtet deres.

Når dato er bekreftet, vil en fremdriftsplan bli synlig for styret i Portalen. I fremdriftsplanen får dere oversikt over oppgavene dere må utføre – og når dere må gjøre dem.

Eiere kan melde inn saker via Bates Min side (hvis styret har valgt denne løsningen), eller som en skriftlig henvendelse til styret.

En sak som meldes inn bør inneholde følgende:

• Tittel
• Beskrivelse av saken
• Forslag til vedtak i saken (hva det skal stemmes over)