Skal vi velge fysisk eller digitalt årsmøte?

Vi har samlet noen fordeler ved begge møteformer, som kan gjøre det litt enklere å bestemme om dere går for en fysisk eller digital løsning.

Fordeler ved digitale årsmøter

I fjor valgte 20 prosent av Bates kunder å ha årsmøtet/generalforsamlingen digitalt. Under koronapandemien var dette tallet oppi 50 prosent. Digitale årsmøter har vist seg å være godt egnet til de aller fleste møter, og fungerer like godt for store og små boligselskap.

• Fleksibilitet: Eierne kan delta og stemme fra pc, mobil og nettbrett, uansett hvor de befinner seg.
• Lengre stemmeperiode: Vanligvis varer perioden hvor eierne kan stemme over saker i 48 timer, noe som øker sannsynligheten for at tidspunktet passer for alle – som igjen kan føre til høyere valgdeltakelse.
• Anonymitet: Stemmegivningen er anonym ved deltakelse digitalt.
• Brukervennlig: Bate tilbyr en brukervennlig løsning, hvor selve årsmøtet foregår på Bates Min side.

Fordeler ved fysiske årsmøter

Helt frem til koronapandemien førte til strenge samfunnsrestriksjoner ble årsmøtene holdt fysisk. Det er fremdeles den foretrukne måten blant Bates kunder, selv etter at brukervennlige digitale løsninger har gjort sitt inntog.

• Er det en eller flere komplekse saker som skal behandles, så vil det ofte være fordelaktig å holde møtet fysisk. Slike saker krever gjerne en utdypende muntlig beskrivelse, med tilhørende diskusjoner.
• Noen saker er enklere å løse når man møtes fysisk. Et eksempel på dette er valg av nye styremedlemmer hvor det på forhånd ikke er meldt inn kandidater.
• Sosialt: Mange setter pris på å møte naboene sine til en sammenkomst. Det kan styrke sosiale relasjoner og bomiljøet i boligselskapet.

Gratis webinar

Advokaten vår gjør styret tryggere på forberedelser og gjennomføringen av årsmøtet.

Se webinar

Når må dere velge?

Valg av møteform tas når dere velger møtedato. Dere får informasjon om booking av møtetidspunkt fra rådgiveren deres i løpet av årets første måneder.

Husk at dere kan endre møteform helt frem til innkallingen er sendt ut til eierne. For eksempel kan dere velge digitalt møte som et utgangspunkt, men hvis dere ser at det kommer inn saker som er best egnet for muntlig behandling, kan dere endre til fysisk møte.

Og hva med pris?

Hvis boligselskapet har en ordinær forretningsføreravtale med Bate er følgende tjenester inkludert:

• Utarbeidelse av forhåndsvarsel til eierne
• Tilrettelegging for digitalt årsmøte (ved valg av denne møteformen)
• Fremdriftsplan blir tilgjengelig i Portalen
• Tilrettelegging for styrets utarbeidelse av innkalling med saksliste og vedlegg
• Protokollførsel og møteledelse
• Endringsmelding til Brønnøysundregistrene

Hvis boligselskapet har Basis forretningsføreravtale er følgende tjenester inkludert:

• Maler for innkalling og protokoll blir tilgjengelig i Portalen
• Fremdriftsplan blir tilgjengelig i Portalen

Alle andre tjenester i forbindelse med årsmøtet kan kjøpes som tilleggstjenester. Se priser og oversikt i Portalen.

Trenger dere hjelp til å gjennomføre digitalt årsmøte?

Hvis dere ønsker å gjennomføre årsmøtet digitalt, får dere hjelpen dere trenger for å legge til rette for møtet. I Bate jobber vi kontinuerlig med å gjøre den digitale årsmøteløsningen enda mer brukervennlig. Det finnes også en enkel brukermanual som skal gjøre det enkelt for alle å delta.

Les mer om digitale årsmøter og generalforsamlinger.