Skal du lede din første generalforsamling? Her er styreleder Terjes 8 tips for effektiv møteledelse

Fakta

• Hvem: Terje Grønning
• Hva: Styreleder i Sletteberget borettslag siden 1991
• Hvor: Kvernevik bydel i Stavanger
• Byggeperiode: 1968-1970
• Størrelse: 40 rekkehus / 304 leiligheter

Start tidlig

God planlegging er halve jobben, er det noe som heter. Start tidlig, gjerne i løpet av årets to første måneder, med å bestemme dato, bestille lokale og ta en vurdering på om det er spesielle saker dere vil behandle på møtet.

Skaff en oversikt over frister for innkalling og frist for innmelding av saker. Sørg for at fristen for innmelding av saker er i god tid før innkallingen sendes ut, slik at man har tid til å behandle dem i forkant.

Lag et godt manus 

Tenk gjennom generalforsamlingen fra start til slutt. Ta utgangspunkt i sakslisten og lag et manus med sakene som skal tas opp og hva du planlegger å si.

Skriv ned stikkord og notater, eller hele setninger om du føler det gjør jobben enklere. Skriv ut planen og sørg for at du har plass til notater underveis.

Øvelse gjør mester

Bli trygg på deg selv og unngå overraskelser. Øv deg på å lese manuset høyt – flyter det greit muntlig, eller bør du justere ordlyden litt? Har du kontroll på hva og hvordan du skal si det vil også møtet gå lettere.

Er du styremedlem i Agder?

Vi inviterer til gratis boligseminar for styremedlemmer på Hotel Caledonien i Kristiansand. Spennende foredrag og middag står på agendaen.

Les mer og meld deg på

Ha oversikt over det grunnleggende

Som møteleder har du noen faste oppgaver og regler å kjenne til. Det er enklere å holde oversikten hvis du har kontroll på det grunnleggende. Ta kontakt med din forretningsfører, for eksempel Bate, hvis du er usikker.

Hold deg til saken!

En god diskusjon er ikke å forakte, men ta tak før det utarter. På generalforsamlingen er det innkallingen med sakslisten som setter rammene for hva møtet skal handle om.

En god møteleder har kontroll på agendaen og klarer å sette en grense før diskusjonene går i alle retninger.

Møteregler kan være gull verdt

Er du fersk i rollen og usikker på hvordan du håndterer tidsbruk, innspill og taletid? Start møtet med å sette tydelige rammer. Skal det være håndsopprekning hvis noen vil ha ordet? Skal det være tidsbegrensning på innlegg? Kan møteleder sette strek – og i så fall når?

Vær tydelig fra start på at det er sakslisten som gjelder, og at man kan ta andre diskusjoner etter møtet. Slik kan du lettere unngå overraskelser og gjennomføre et ryddig møte.

Ha en plan for avstemminger

Bestem deg for hvilken type avstemming dere ønsker å bruke og forklar reglene tydelig – og gjerne det viktigste to ganger –slik at forsamlingen forstår prosessen før dere går i gang. Oppstår det forvirring rundt en avstemming? Vurder å ta avstemmingen på nytt.

Det kan fort gå godt

Drar møtet ut i tid? Blir det høy temperatur rundt en sak? Det viktigste er å komme i mål, selv om det kanskje går med litt ekstra tid. Behold roen, bruk sakslisten til din fordel,og hold dere til rammene. Skal det stemmes? Demokratiet bestemmer.

Bli den mest oppdaterte på neste styremøte!

Få siste nytt fra styre-verden rett i innboksen din.

Meld deg på nyhetsbrev