Oppgaver og ansvarsfordeling i styret

Hovedansvaret for at borettslaget/sameiet driftes på en god måte ligger hos styreleder, men hele styret bør være med å dra sin del av lasset for å sikre at ikke alle oppgavene havner i fanget på vedkommende.

Kari Frimanslund Sørum er kunderådgiver i Bate, og har lang erfaring i å hjelpe styret med den daglige driften. I denne saken tar hun oss igjennom de viktigste oppgavene styret har, og gir tips til hvordan dere kan delegere dem.

Informasjon til beboere

Gi et styremedlem ansvar for å informere beboerne om hva som rører seg i borettslaget/sameie. For eksempel kan denne personen få i oppgave å skrive en kort oppsummering av hva styret jobber med fra tid til annen, og publisere dette på Portalen/Min side.

Gi gjerne ansvaret til en person med god, skriftlig formuleringsevne.

Svare på henvendelser fra beboere

Først og fremst vil jeg anbefale alle styrene om å opprette en felles e-postadresse for styret. Dette kan Bate gjøre for dere, og da vil alle e-poster som sendes til denne e-postadressen bli synlig i Portalen.

Da ser alle styremedlemmene e-poster som sendes fra beboerne, og alle kan svare på disse etter hvert som de blir lest – ofte er det enkle spørsmål det er snakk om.

Det er likevel lurt å gi ett styremedlem hovedansvar for å følge med på innkomne e-poster, slik at ikke henvendelser faller mellom to stoler.

Vedlikehold

Styrets vedlikeholdsansvar er et stort ansvar, og bør fordeles på hele styret.

Mange boligselskap har vedlikeholdsplaner å forholde seg til, som for eksempel Bates oppgraderingsplan. Slike planer gjør det lettere å overholde pliktene deres, men alle styremedlemmer bør likevel være ekstra årvåkne når det gjelder skader og endringer på bygg og fellesareal.

Hvis dere ikke har en vedlikeholdsplan og kontinuerlige befaringer fra fagfolk, kan det være lurt at én person i styret har ansvar for å kontakte eksterne aktører for årlige gjennomganger av byggets tilstand.

Styremøtet

Det er styrelederen sitt ansvar å sørge for at styret samles så ofte som det trengs. Som regel er det også styreleder som er møteleder.

Protokoll for styremøtene

Det skal alltid føres protokoll over sakene i styremøtet. Bruk gjerne protokoll-malen du finner i Portalen. Dere velger selv hvem som har ansvaret for å føre protokollen, men hele styret må signere på den.

Sosial arrangementer

Sosiale sammenkomster er ofte en kilde til gode bomiljø. Gi det mest kreative styremedlemmet ansvar for å arrangere og kalle inn til nabolagsfester og dugnader!

HMS

Alle boligselskap skal ha et HMS-system, og i henhold til internkontrollforskriften er styret pliktig til å ivareta oppfølging av HMS.

Styremedlemmer med små barn vil være ekstra opptatt av at lekeplassen til borettslaget er trygg. Hva med å delegere HMS-ansvaret til en slik person, for å sikre god oppfølging av området?

Avtaler med leverandører

De fleste boligselskap har avtaler med ulike leverandører.

La oss si at styret bestemmer seg for å inngå en ny internettavtale. Da kan ett styremedlem få i oppgave å innhente tre tilbud fra ulike internettleverandører til neste styremøte.

Den samme personen kan også få et overordnet ansvar for å følge opp alle avtalene dere har, for eksempel én gang i året, for å se om det er forbedringspotensialet nå det gjelder pris og kvalitet.

Økonomi

Ofte sitter en økonomisk anlagt person i styret. Da kan det være lurt å gi et overordnet ansvar, spesielt for budsjettet, til denne personen.

Den økonomiske situasjonen til boligselskapet er uansett noe som hele styret bør ha et øye på, og som bør være et gjentagende tema på styremøtene.

Økonomi kan være et skummelt tema for mange, men som forretningsfører hjelper Bate dere med at boligselskapet blir drevet på en sunn måte. Ta kontakt hvis dere lurer på noe!

Tre tips som legger til rette for god oppgavefordeling

• Fordel arbeidsoppgaver etter interesse og kompetanse.
• Bruk styremøtet til å fordele oppgaver som skal gjøres frem til neste gang dere møtes.
• Avtal fast tidsintervall for styremøter for et halvår av gangen (for eksempel en tirsdag i måneden kl. 20.00).