Ofte stilte spørsmål fra styret i borettslag og sameier
Under finner du oversikt over de vanligste spørsmålene vi får fra styremedlemmer. Sjansen er stor for at du finner det du leter etter her!
Hold inne CTRL+F (på windows) eller CMD+F (på mac) og søk deretter etter et ord som er relatert til det du lurer på.
Forretningsførsel
Vi tilbyr to ulike forretningsføreravtaler; Standard og Basis.
Tilbys til boligselskap med flere enn 20 boliger.
✅ Egen rådgiver
✅ Regnskapsførsel
✅ Digital styreportal
✅ 15 timer gratis advokat årlig (kun med Totalforsikring fra IF)
✅ Innkreving av felleskostnader
✅ Budsjettforslag
✅ Bistand med årsmøtet
✅ Eierskifter og megleropplysninger
✅ Forsikringssaker
✅ Rabattavtaler og kurs
Tilbys til boligselskap med 20 eller færre boliger.
✅ Egen rådgiver
✅ Regnskapsførsel
✅ Digital styreportal
✅ 15 timer gratis advokat årlig (kun med Totalforsikring fra IF)
✅ Innkreving av felleskostnader
❌ Budsjettforslag (kan kjøpes utenom)
❌ Bistand med årsmøtet (kan kjøpes utenom)
✅ Eierskifter og megleropplysninger
✅ Forsikringssaker
✅ Rabattavtaler og kurs
En forretningsfører hjelper styret i borettslag og sameier med den daglige driften. Under finner du eksempler på hva forretningsføreren bidrar med.
- Økonomiforvaltning, regnskap, budsjettering, fakturering og innkreving av felleskostnader.
- Rådgiver for styret i forbindelse med både små og store spørsmål.
- Planlegging, organisering og gjennomføring av årsmøter.
- Juridisk bistand, eksempelvis vednabotvister.
- Prosjektstyring, vedlikeholdsplanlegging, HMS-arbeid og koordinering av eksterne leverandører.
- Digitale styreportaler. I en styreportal har vanligvis styremedlemmene full oversikt over alt fra fakturaer og likviditet til beboerlister og styremøter.
Borettslag og sameier betaler som regel et fast årlig honorar til forretningsføreren. Prisen bestemmes ofte ut fra antall boliger, men kan variere mellom leverandører.
Hos Bate starter honoraret på 12 400 kroner (eks. mava) for vår rimeligste avtale – Basis. Tilleggstjenester utenfor avtalen faktureres separat, avhengig av behov og avtaletype.
En regnskapsfører fokuserer primært på den økonomiske driften – som regnskapsføring, budsjettering, fakturering, innkreving av felleskostnader og betalinger. Dette gir solid støtte på økonomistyring, men omfatter sjelden andre sider av styrearbeidet.
En forretningsfører har et bredere tjenestespekter. I tillegg til økonomistyring kan de bistå med juridisk rådgivning, byggeteknisk prosjektledelse, drift og vedlikehold, samt kommunikasjonsløsninger for styret og beboere. Denne totalkompetansen gjør at styret får én samarbeidspartner som kan bidra på flere områder – noe som kan være en fordel uansett størrelsen på boligselskapet.
Å bytte forretningsfører er ofte enklere enn mange tror:
1) Kontakt ønsket forretningsfører og be om et skreddersydd tilbud.
2) Vurder tilbudet i styret.
3) I sameier kan ny forretningsfører besluttes av styret, mens i borettslag trengs det flertall i generalforsamling.
4) Den nye forretningsføreren ordner vanligvis det meste av overgangen, men styret må være forberedt på å dele nødvendig informasjon.
➡️Les også: Å bytte forretningsfører er enklere enn du tror
Årsmøtet/generalforsamling
Årsmøtet (for sameier) og generalforsamling (for boretttslag) er det øverste organet i boligselskapet. Det er en årlig samling hvor eierne har talerett og mulighet til å stemme over diverse saker som påvirker sameiet/borettslaget.
Sakslisten for møtet inkluderer vanligvis godkjenning av årsregnskapet, valg av styremedlemmer og behandling av andre aktuelle saker.
Ingen forskjell, foruten at lovverket omtaler møtet som årsmøtet i sameier, og generalforsamling i borettslag.
Det er vanligvis lovpålagt å avholde et årlig årsmøte, mens i noen tilfeller kan dette være regulert i vedtektene til boligselskapet. For borettslag og eierseksjonssameier er det regulert i loven, for garasjesameier, velforeninger og lignende er det vanligvis regulert i vedtektene
Årsmøtet i et sameie er et viktig organ som gir sameierne en arena for å delta i beslutningsprosesser og påvirke drift og forvaltning av sameiet. Hovedformålet med årsmøtet er å behandle saker som er av felles interesse for sameierne, samt velge hvem som skal sitte i styret.
Innen 6 måneder etter utgangen av regnskapsåret, altså innen 30. juni.
Styret. Eierne kan derimot samle protester mot et digitalt møte og overstyre styret.
Alle boligeiere med kjent adresse skal motta innkalling.
Innkallingen sendes skriftlig, enten i papirform eller elektronisk. I Portalen finner dere en ferdig mal for innkalling som dere kan bruke.
Minst 8 dager før møtet, maksimalt 20 dager før.
Styret må også sende ut forhåndsvarsel i god tid, med frist for å melde saker til årsmøtet.
Obligatoriske saker som må med i innkallingen:
- Årsregnskap
- Valg av styremedlemmer
- Styrehonorar
- Saker fra styret og beboere
Alle boligeiere samt styremedlemmer.
Eiere kan melde inn saker via Bates Min side (hvis styret har valgt denne løsningen), eller som en skriftlig henvendelse til styret.
En sak som meldes inn bør inneholde følgende:
- Tittel
- Beskrivelse av saken
- Forslag til vedtak i saken (hva det skal stemmes over)
Alle saker som meldes inn skal som hovedregel tas med på årsmøtet. Dersom styret mener at en lovlig innmeldt sak ikke bør tas opp på årsmøtet, kan de be saksmelder om å trekke saken.
Styret kan som hovedregel fatte beslutning i alle saker som ikke står nevnt i borettslagslovens §8-9 eller eierseksjonslovens §49-§51.
Dette kan ofte løses ved å gå i dialog med forslagstiller i forkant av møtet. Ofte handler dette om at forslagsstiller ikke vet at styret kan behandle saken utenom årsmøtet. Saken kan derfor heller løses på lavest mulig nivå, og er mer effektivt.
Nei, alle saker som skal behandles må stå oppført i sakslisten slik at alle eierne skal vite hva som skal tas stilling til.
Da må årsmøtet/generalforsamlingen ta stilling til om møtet kan erklæres gyldig eller ikke. Styret kan foreslå at saken behandles på første styremøte (dersom saken er innenfor styret beslutningsmyndighet) eller om de vil tilby å kalle inn til et ekstraordinært møte for å behandle den glemte saken.
Loven legger denne oppgaven i utgangspunktet til styreleder, men årsmøtet kan velge en annen møteleder. Det er helt vanlig at for eksempel representant fra forretningsfører er møteleder.
Alle eiere har forslags-, tale- og stemmerett på årsmøtet. Ektefelle, samboer og andre medlemmer av eierens husstand har møte- og talerett. Forretningsfører og revisor har også møterett og talerett, men ikke stemmerett.
Bruk fullmaktsskjemaet som følger med innkallingen.
Eier kan ta med en rådgivar til møtet. Rådgivaren har bare rett til å uttale seg dersom møtet tillater det.
I borettslag kan en person kun møte med en fullmakt. I eierseksjonssameier er det ingen begrensninger på dette.
Det er møteleders rolle å bestemme hvordan avstemmingen skal foregå. Bate anbefaler skriftlig avstemming på personvalg. Dersom noen ber om skriftlig avstemming og har en god grunn for dette, bør det respekteres.
Loven definerer hvilke saker som krever 2/3 flertall. Alle andre saker avgjøres med ordinært flertall (mer enn 50 %).
Det står i vedtektene. Hovedregelen er en stemme per bolig, men i sameier med kombinert bolig og næring er utgangspunktet at det stemmes etter brøk.
I tillegg til at det må komme frem hvor og når møtet ble avholdt, skal den inneholde vedtakene i alle sakene som ble behandlet. Men husk at det er en protokoll og ikke et referat! I tillegg skal både møteleder og et protokollvitne (valgt av årsmøtet) signere. Brønnøysund krever også at det i protokollen er opplistet hvem som sitter i styret etter møtet.
Protokollen skal signeres av møteleder + en av eierne som deltar på møtet og som blir valgt av årsmøtet.
Loven sier at protokollen skal være tilgjengelig for eierne i etterkant. I praksis sender de fleste ut protokollen i etterkant.
Regnskapsfører jobber ut i fra dato for årsmøtet. Når årsmøtedato er bestemt i Portalen, vil en fremdriftsplan bli synlig i Portalen. Denne forteller dere når årsregnskapet blir sendt til styret.
Mal for innkalling og årsmelding blir vanligvis publisert i Portalen i midten av januar.
Dette velger dere selv, men vi anbefaler at dere tar i bruk denne.
Dersom eier har meldt sak via Min side, vil styret finne disse i Portalen under Styrearbeid >Årsmøte/generalforsamling > Innmeldte saker.
Årsmeldingen er kort fortalt en oppsummering av boligselskapets aktiviteter, økonomi og utvikling det siste året. Den inneholder også gjerne en oppsummering av styrets arbeid.
Nei. Tidligere var det et krav at årsberetningen skulle være med, men en endring i regnskapsloven i 2018 gjorde at dette ikke lenger var et krav. Bate anbefaler allikevel at styret lager en informasjonssak (årsmelding) om styrets arbeid og planer fremover.
Styret velger selv dato for årsmøtet. Dersom styret ønsker å ha med representant fra Bate må dato avtales.
Dette finner dere i en fremdriftsplan som publiseres i Portalen etter at møtetidspunkt er bekreftet. Dere finner den under menypunktet Styrearbeid > Fremdriftsplan.
Bate tilbyr en brukervennlig løsning for digitale årsmøter/generalforsamlinger. Det meste av forarbeidet gjør styret i Portalen. Her finner dere blant annet en fremdriftsplan og mal for innkalling. Selve årsmøtet foregår på Bates Min side, hvor eierne deltar og stemmer. Det digitale årsmøtet er todelt, med en høringsperiode og en stemmeperiode.
For kunder med ordinær forretningsføreravtale:
- Utarbeidelse av forhåndsvarsel til eierne
- Tilrettelegging for digital årsmøte (ved valg av denne møteformen)
- Fremdriftsplan tilgjengelig i Portalen
- Tilrettelegging for styrets utarbeidelse av innkalling med saksliste og vedlegg
- Protokollførsel og møteledelse
- Endringsmelding til Brønnøysundregistrene
For kunder med Basis forretningsføreravtale:
- Maler for innkalling og protokoll blir tilgjengelig i Portalen
- Fremdriftsplan tilgjengelig i Portalen
Alle andre tjenester i forbindelse med årsmøtet kan kjøpes som tilleggstjenester. Se priser og oversikt i Portalen.
For kunder som har en ordinær forretningsføreravtale med Bate så er møteleder inkludert i kontrakten. For kunder med Basis forretningsføreravtalen kan møteleder fra Bate bestilles som en tilleggstjeneste. Priser for diverse bistand i forbindelse med årsmøtet finner dere i Portalen under menypunktetBoligbyggelaget > Tjenester > Årsmøtet/generalforsamling.
Ja. Se oversikt i Portalen underBoligbyggelaget > Tjenester > Årsmøtet/generalforsamling.
Portalen
Portalen er en nettløsning som tilbys til Bate-kunder. Portalen fungerer som en digital plattform for styrearbeidet, og skal gjøre hverdagen enklere og mer effektiv. Her kan du blant annet behandle fakturaer, kalle inn til styremøter, se forsikringssaker, hente fram beboerlister, og få oversikt over økonomien.
Den gjør du enkel her.
Logg inn i Portalen