Digitalt årsmøte og generalforsamling
Siden 2020 har det vært tillatt å gjennomføre digitale generalforsamlinger/årsmøter i boligselskap. Dette er viktig å vite hvis dere vil gå en for en digital løsning.
Slik fungerer det
Bate tilbyr en brukervennlig løsning for digitale årsmøter/generalforsamlinger. Det meste av forarbeidet gjør styret i Portalen. Her finner dere blant annet en fremdriftsplan og mal for innkalling. Selve årsmøtet foregår på Bates Min side, hvor eierne deltar og stemmer. Det digitale årsmøtet er todelt, med en høringsperiode og en stemmeperiode.
1) Høringsperiode
Når årsmøtet starter legger Bate ut innkallingen på Min side. Her kan eierne blant annet kommentere/stille spørsmål på sakene og komme med benkeforslag til kandidater. Styret kan svare på kommentarene i samme løsning.
2) Stemmeperioden
Etter at høringsperioden er avsluttet starter selve årsmøtet. Eierne kan nå se gjennom og stemme på sakene. Vi anbefaler at både hørings- og stemmeperioden varer i 48 timer. Kommentarer fra høringsperioden er også synlige under stemmeperioden.
3) Etter møtet
Når stemmeperioden er avsluttet må det opprettes en protokoll for møtet. Dette kan dere gjøre selv, eller vi kan hjelpe dere.* Rapporter fra møtet, som for eksempel oversikt over stemmegivning, opprettes automatisk i Portalen.
*Den digitale årsmøteløsningen og bistand rundt dette medfører et pristillegg for boligselskap med Basis-kontrakt.
Sjekkliste for digitale årsmøter/generalforsamlinger
Dere må velge en "betryggende møteform". Om en digital løsning er egnet må dere vurdere ut fra blant annet hvilke saker som skal behandles og sammensetningen av eiere.
Det er viktig at eierne får mulighet til å stille spørsmål eller komme med sitt syn på sakene som blir behandlet – noe vi tilrettelegger for i vår digitale løsning.
Før dere bestemmer dere, må dere vurdere om et digitalt møte er egnet for sakene som skal behandles. Et fysisk møte kan være å fortrekke hvis dere skal behandle potensielt konfliktfulle saker, eller saker med flere alternative forslag til vedtak.
Styret har nå mulighet til å kommunisere elektronisk med eierne selv om samtykke til dette ikke er gitt. Styret må imidlertid sørge for at innkallingen med regnskap og saksliste når samtlige som har møterett.
Digitale møter krever mer av innkallingen:
- Det må tydelig framgå hvordan møtet skal holdes.
- Legg gjerne ved brukerveiledning ved behov.
- Det må komme tydelig frem hva beboere skal stemme ja eller nei til.
- Kandidater til styrevervene bør være klar før møtet starter.
I Portalen har dere tilgang til en god og brukervennlig mal for innkalling til digitale årsmøter.
Møtelederen må sørge for at det blir ført protokoll fra møtet. Vi anbefaler at protokollen tydelig angir hvordan møtet er gjennomført. Protokollen er nødvendig for å registrere godkjent regnskap og eventuelle nye medlemmer i Foretaks- eller Enhetsregisteret.
Protokollen kan signeres elektronisk. Når dere bruker Bates løsning for digitale møter, blir avstemming og øvrige kommentarer fra deltakerne lagret, slik at dette enkelt kan samles i protokollen.
Usikker?
Synes du der er vanskelig å vite om dere skal velge digitalt eller fysisk årsmøtet/generalforsamling? Da kan denne saken være til hjelp.
Les saken
Pris for digitalt årsmøtet
For boligselskp med ordinær forretningsføreravtale er løsningen og bistand fra Bate inkludert.
For boligselskap med Basis-kontrakt kan den digitale årsmøteløsningen og bistand kjøpes som tilleggstjenester. Se priser og bestill i Portalen.
Kontakt din rådgiver hvis du er usikker på hvilken avtale dere har.