Er du ny i styret?

Råd til deg som er valgt inn i styret

Gratulerer med å ha trådt inn i et viktig og givende verv! Det er mye å sette seg inn i for deg som er ny, men dette kommer til å gå bra. Med disse tipsene håper vi det blir lettere å ta fatt på jobben.

Dette er dine viktigste ressurser

De aller fleste som har forretningsføreravtale med Bate får sin egen rådgiver. Rådgiveren er ekspert på drift av borettslag og sameier, og hjelper dere med å ivareta oppgavene styret har i løpet av året. Hvis du lurer på noe, er det bare å ta kontakt.

En annen ressurs som vi tror du vil bli like begeistrert for er Styreportalen. Du logger deg inn via bate.no og fikser alt av praktiske styreoppgaver, fra behandling av fakturaer til planlegging og gjennomføring av møter. Best av alt: Alt blir lagret på samme sted. Det er lett for deg å se hva de andre i styret har gjort – og ikke minst hva tidligere styrer har gjort før dere.

Dette kan du legge inn i kalenderen allerede

Styret har flere faste aktiviteter gjennom året. Her er noe av det du kan forberede deg på:

Sommeren er gjerne den roligste perioden for styret. Da er det lurt å ta en titt på vedlikeholdsplanene og bli enige om hva dere vil gjennomføre i tiden som kommer.

Høst betyr tid for budsjettering.
Vinteren er dedikert til planlegging av generalforsamlingen/årsmøtet. Nå skal også regnskapet ferdigstilles.

Mens våren betyr gjennomføring av generalforsamling/årsmøte og gjerne dugnad.

Del på ansvaret

Mange blir overrasket over hvor mye styret gjør. En skal, for eksempel:

• Holde oversikt over økonomien
• Betale regninger
• Håndtere HMS-oppgaver
• Behandle forslag fra eierne
• Sørge for vedlikehold av bygg og fellesareal

Fordeler dere oppgavene godt, og er tydelige på hvem som skal gjøre hva, blir jobben mer overkommelig. 

Pass godt på naboens penger

Bate hjelper dere med å føre regnskap, men det er styret som må vurdere den økonomiske statusen. Når høsten kommer, og dere skal begynne å jobbe med budsjettet for neste år, er det spesielt viktig å passe på at felleskostnadene blir satt på riktig nivå. Det er aldri kjekt å varsle en økning, men hvis dere skal gjennomføre en større rehabilitering er det sjelden noen vei utenom.

Flikke eller fikse? Spør en ekspert!

Bygningsmassen og fellesarealene må holdes ved like, men det er ikke alltid lett å bedømme hva som må skiftes ut og hva som kan fikses. Heldigvis er det kort vei til hjelp. I Bate har vi dyktige fagfolk som kan bistå med alt fra teknisk rådgivning til å lede større rehabiliteringsprosjekter som styrets representant. Vi tilbyr også et digitalt verktøy som gjør det lett å planlegge og følge opp vedlikeholdsarbeidet – Bates oppgraderingsplan.

Gjør deg kjent med vedtektene og ordensreglene

Vedtektene og ordensreglene setter rammene for naboskapet. Vedtektene er vedtatt av generalforsamlingen/årsmøtet og kan ikke endres uten flertall i generalforsamlingen/årsmøtet. Bor du i et borettslag, er det greit å vite at styret står fritt å endre ordensreglene ved behov.

Slik får du sove godt om natta

Som styremedlem har du et økonomisk ansvar for styrets beslutninger og aktiviteter. Styret er også ansvarlig for bygningsmassen, lekestativer og lignende på vegne av alle beboerne. Mange føler dette er mye å bære, men med en god forsikringsavtale kan du sove godt om natta. Gjennom Bate kan dere få totalforsikring som er spesielt utviklet for borettslag og sameier. Da tar vi oss av all skadeoppfølging, og styret får full oversikt over avtalen og pågående saker i Styreportalen.

Få HMS-arbeidet til å gå som en lek

Uansett hvor små eller store dere er, er dere gjennom Internkontrollforskriften pålagt å ha et dokumentert HMS-system. Det betyr blant annet at dere må kartlegge mulige farer og problemer, og sette inn tiltak som reduserer risikoen for at det skjer. Det er fullt mulig å systematisere arbeidet med hjelp av for eksempel regneark, men det krever stor grad av struktur og mye manuelt arbeid å holde systemet oppdatert. Vi anbefaler derfor å skaffe et eget HMS-system som er lagd spesielt for borettslag og sameier, og gjerne hente inn hjelp fra en HMS-rådgiver for å få gode rutiner på plass. Om vi kan hjelpe? Selvfølgelig – bare kontakt bestevennen din i Bate. Har dere allerede HMS-systemet via oss, kan du også kontakte oss for en gjennomgang.

Generalforsamling/årsmøte trenger ikke være komplisert

I Styreportalen finner du nemlig en framdriftsplan som viser hva dere i styret må gjøre – og til hvilken tid. Dere skal blant annet skrive en årsmelding som sendes ut til beboerne sammen med innkallingen. Den finner du også en mal på i Styreportalen. Arbeidet med årsmøtet/generalforsamlingen starter gjerne allerede i januar, og selve møtet må avholdes innen utgangen av juni. Det kan arrangeres fysisk eller digitalt – her står dere fritt til å velge det som passer best for dere.

Skaff noen grønne gryn!

Visste du at vi i Bate har et fond – Bates grønne kroner - som er øremerket til grønne og sosiale tiltak i boligselskapene våre? Har dere en god idé som dere ønsker å gjennomføre, kan dere søke om inntil 30 000 kr i støtte. Les mer på bate.no/gronnekroner

Lyst til å lære enda mer om styrearbeid? På denne siden har vi samlet mer informasjon til deg som er ny i styret