Ofte stilte spørsmål fra styret
Under finner du oversikt over de vanligstee spørsmålene vi får fra styremedlemmer. Sjansen er stor for at du finner det du leter etter her!
Hold inne CTRL+F (på windows) eller CMD+F (på mac) og søk deretter etter et ord som er relatert til det du lurer på.
Årsmøtet/generalforsamling
Årsmøtet (for sameier) og generalforsamling (for boretttslag) er det øverste organet i boligselskapet. Det er en årlig samling hvor eierne har talerett og mulighet til å stemme over diverse saker som påvirker sameiet/borettslaget.
Sakslisten for møtet inkluderer vanligvis godkjenning av årsregnskapet, valg av styremedlemmer og behandling av andre aktuelle saker.
Ingen forskjell, foruten at lovverket omtaler møtet som årsmøtet i sameier, og generalforsamling i borettslag.
Det er vanligvis lovpålagt å avholde et årlig årsmøte, mens i noen tilfeller kan dette være regulert i vedtektene til boligselskapet. For borettslag og eierseksjonssameier er det regulert i loven, for garasjesameier, velforeninger og lignende er det vanligvis regulert i vedtektene
Årsmøtet i et sameie er et viktig organ som gir sameierne en arena for å delta i beslutningsprosesser og påvirke drift og forvaltning av sameiet. Hovedformålet med årsmøtet er å behandle saker som er av felles interesse for sameierne, samt velge hvem som skal sitte i styret.
Innen 6 måneder etter utgangen av regnskapsåret, altså innen 30. juni.
Styret. Eierne kan derimot samle protester mot et digitalt møte og overstyre styret.
Alle boligeiere med kjent adresse skal motta innkalling.
Innkallingen sendes skriftlig, enten i papirform eller elektronisk. I Portalen finner dere en ferdig mal for innkalling som dere kan bruke.
Minst 8 dager før møtet, maksimalt 20 dager før.
Styret må også sende ut forhåndsvarsel i god tid, med frist for å melde saker til årsmøtet.
Obligatoriske saker som må med i innkallingen:
- Årsregnskap
- Valg av styremedlemmer
- Styrehonorar
- Saker fra styret og beboere
Alle boligeiere samt styremedlemmer.
Eiere kan melde inn saker via Bates Min side (hvis styret har valgt denne løsningen), eller som en skriftlig henvendelse til styret.
En sak som meldes inn bør inneholde følgende:
- Tittel
- Beskrivelse av saken
- Forslag til vedtak i saken (hva det skal stemmes over)
Alle saker som meldes inn skal som hovedregel tas med på årsmøtet. Dersom styret mener at en lovlig innmeldt sak ikke bør tas opp på årsmøtet, kan de be saksmelder om å trekke saken.
Styret kan som hovedregel fatte beslutning i alle saker som ikke står nevnt i borettslagslovens §8-9 eller eierseksjonslovens §49-§51.
Dette kan ofte løses ved å gå i dialog med forslagstiller i forkant av møtet. Ofte handler dette om at forslagsstiller ikke vet at styret kan behandle saken utenom årsmøtet. Saken kan derfor heller løses på lavest mulig nivå, og er mer effektivt.
Nei, alle saker som skal behandles må stå oppført i sakslisten slik at alle eierne skal vite hva som skal tas stilling til.
Da må årsmøtet/generalforsamlingen ta stilling til om møtet kan erklæres gyldig eller ikke. Styret kan foreslå at saken behandles på første styremøte (dersom saken er innenfor styret beslutningsmyndighet) eller om de vil tilby å kalle inn til et ekstraordinært møte for å behandle den glemte saken.
Loven legger denne oppgaven i utgangspunktet til styreleder, men årsmøtet kan velge en annen møteleder. Det er helt vanlig at for eksempel representant fra forretningsfører er møteleder.
Alle eiere har forslags-, tale- og stemmerett på årsmøtet. Ektefelle, samboer og andre medlemmer av eierens husstand har møte- og talerett. Forretningsfører og revisor har også møterett og talerett, men ikke stemmerett.
Bruk fullmaktsskjemaet som følger med innkallingen.
Eier kan ta med en rådgivar til møtet. Rådgivaren har bare rett til å uttale seg dersom møtet tillater det.
I borettslag kan en person kun møte med en fullmakt. I eierseksjonssameier er det ingen begrensninger på dette.
Det er møteleders rolle å bestemme hvordan avstemmingen skal foregå. Bate anbefaler skriftlig avstemming på personvalg. Dersom noen ber om skriftlig avstemming og har en god grunn for dette, bør det respekteres.
Loven definerer hvilke saker som krever 2/3 flertall. Alle andre saker avgjøres med ordinært flertall (mer enn 50 %).
Det står i vedtektene. Hovedregelen er en stemme per bolig, men i sameier med kombinert bolig og næring er utgangspunktet at det stemmes etter brøk.
I tillegg til at det må komme frem hvor og når møtet ble avholdt, skal den inneholde vedtakene i alle sakene som ble behandlet. Men husk at det er en protokoll og ikke et referat! I tillegg skal både møteleder og et protokollvitne (valgt av årsmøtet) signere. Brønnøysund krever også at det i protokollen er opplistet hvem som sitter i styret etter møtet.
Protokollen skal signeres av møteleder + en av eierne som deltar på møtet og som blir valgt av årsmøtet.
Loven sier at protokollen skal være tilgjengelig for eierne i etterkant. I praksis sender de fleste ut protokollen i etterkant.
Regnskapsfører jobber ut i fra dato for årsmøtet. Når årsmøtedato er bestemt i Portalen, vil en fremdriftsplan bli synlig i Portalen. Denne forteller dere når årsregnskapet blir sendt til styret.
Mal for innkalling og årsmelding blir vanligvis publisert i Portalen i midten av januar.
Dette velger dere selv, men vi anbefaler at dere tar i bruk denne.
Dersom eier har meldt sak via Min side, vil styret finne disse i Portalen under Styrearbeid >Årsmøte/generalforsamling > Innmeldte saker.
Årsmeldingen er kort fortalt en oppsummering av boligselskapets aktiviteter, økonomi og utvikling det siste året. Den inneholder også gjerne en oppsummering av styrets arbeid.
Nei. Tidligere var det et krav at årsberetningen skulle være med, men en endring i regnskapsloven i 2018 gjorde at dette ikke lenger var et krav. Bate anbefaler allikevel at styret lager en informasjonssak (årsmelding) om styrets arbeid og planer fremover.
Styret velger selv dato for årsmøtet. Dersom styret ønsker å ha med representant fra Bate må dato avtales.
Dette finner dere i en fremdriftsplan som publiseres i Portalen etter at møtetidspunkt er bekreftet. Dere finner den under menypunktet Styrearbeid > Fremdriftsplan.
Bate tilbyr en brukervennlig løsning for digitale årsmøter/generalforsamlinger. Det meste av forarbeidet gjør styret i Portalen. Her finner dere blant annet en fremdriftsplan og mal for innkalling. Selve årsmøtet foregår på Bates Min side, hvor eierne deltar og stemmer. Det digitale årsmøtet er todelt, med en høringsperiode og en stemmeperiode.
For kunder med ordinær forretningsføreravtale:
- Utarbeidelse av forhåndsvarsel til eierne
- Tilrettelegging for digital årsmøte (ved valg av denne møteformen)
- Fremdriftsplan tilgjengelig i Portalen
- Tilrettelegging for styrets utarbeidelse av innkalling med saksliste og vedlegg
- Protokollførsel og møteledelse
- Endringsmelding til Brønnøysundregistrene
For kunder med Basis forretningsføreravtale:
- Maler for innkalling og protokoll blir tilgjengelig i Portalen
- Fremdriftsplan tilgjengelig i Portalen
Alle andre tjenester i forbindelse med årsmøtet kan kjøpes som tilleggstjenester. Se priser og oversikt i Portalen.
For kunder som har en ordinær forretningsføreravtale med Bate så er møteleder inkludert i kontrakten. For kunder med Basis forretningsføreravtalen kan møteleder fra Bate bestilles som en tilleggstjeneste. Priser for diverse bistand i forbindelse med årsmøtet finner dere i Portalen under menypunktetBoligbyggelaget > Tjenester > Årsmøtet/generalforsamling.
Ja. Se oversikt i Portalen underBoligbyggelaget > Tjenester > Årsmøtet/generalforsamling.
Forretningsførsel
Vi tilbyr to ulike forretningsføreravtaler; ordinær og Basis.
For kunder med ordinær forretningsføreravtale er følgende inkludert.
✅ Portalen: styrets digitale plattform
Portalen er et digitalt verktøy som gjør styrehverdagen til en drøm. Her finner du full oversikt over økonomien, viktige dokumenter, beboerlister, styreprotokoller og mye mer.
Portalen brukes også for å dele informasjon med beboerne – når dere publiserer noe i Portalen, så vises det nemlig på beboernes Min side.
✅ Regnskapsførsel og ajourhold
Vi tar oss av registrering og oppdatering av økonomiske transaksjoner. Dere kan være sikre på at regnskapet alltid oppdatert, og gir et nøyaktig bilde av boligselskapets økonomi til enhver tid. Full oversikt over økonomien finner dere i Portalen.
Vi sørger også for at alle nødvendige regnskapsdokumenter og -opplysninger blir korrekt lagret og oppbevart i samsvar med gjeldende lover og forskrifter.
✅ Egen rådgiver
Å sitte i styret kan være en ukjent rolle for mange, og spørsmål kan dukke opp. Da er det jo fint at dere får en dedikert rådgiver som kan kontaktes på e-post eller telefon.
Merk! Faktureres etter gjeldende timesats.
✅ Felleskostnader: innkreving og oppfølging
Vi tar oss av alt av administreringen rundt felleskostnadene i boligselskapet. Vi sørger også for tvangsinndrivelse av restanser når beboere ikke har betalt.
✅ Disponering av boligselskapets bankkontoer
✅ Betaling av fakturaer på forfallsdato
Boligselskap har ofte avtaler med ulike leverandører, og tilhørende regninger som skal betales. Vi sørger for at de blir betalt innen fristen.
✅ Årsregnskap
Vi utarbeider og presenterer deres økonomiske resultater og stilling for hele regnskapsåret.
✅ Forarbeid ifm. generalforsamling/årsmøte
Alle boligselskap er lovpålagt til å holde et årlig årsmøte (sameier) eller generalforsamling (borettslag).
Vi hjelper dere med tilrettelegging for utarbeidelse av innkalling med saksliste og vedlegg til dette møtet.
Ønsker dere å holde møtet digitalt? Dette har vi selvsagt en super løsning for.
✅ Eierskifter
Vi håndterer overføring av eierandeler til nye eiere, sørger for nødvendig dokumentasjon og oppdaterer boligselskapets registre og eierlister.
✅ Trygg og sikker plassering av kapital
Vi sikrer at boligselskapets økonomiske ressurser blir administerert på en forsvarlig måte, slik at dere opprettholder og styrker deres økonomiske stilling.
✅ Rapportering til offentlige myndigheter
Vi sender nødvendige rapporter, oppdateringer og dokumenter til relevante myndigheter i samsvar med gjeldende lover og forskrifter. Eksempler på dette kan være skatterapportering.
Slik sikrer dere overholdelse av juridiske forpliktelser.
✅ Fordeler og kurs
Som kunde i Bate får dere tilgang til gode rabatter på alt fra møterom til renhold. Vi holder også gratis kurs og temakvelder innen relevante emner.
PS! Alle Bate-kunder som har forsikring hos IF får 15 timer gratis advokatrådgivning hvert år – ypperlig for å løse nabotvistene!
✅ Megleropplysninger
Vi sørger for at eiendomsmegler får oppdatert og riktig informasjon om boligen og boligselskapet i forbindelse med salg.
✅ Forsikringssaker
Vi følger opp forsikringsskader som oppstår i boligselskapet hvis dere har Totalforsikring gjennom If.
✅ Utkast til driftsbudsjett
Budsjettforslag for boligselskapet er ikke inkludert i Basis-kontrakten. I Portalen har dere uansett gode hjelpemidler og forutsetninger for å sette opp budsjettet selv.
Budsjettforslag kan kjøpes mot et tillegg i pris.
✅ Økonomirapportering til styret to ganger i året
Tertialrapporter over boligselskapets økonomiske situasjon er ikke inkludert i Basis-kontrakten. Full oversikt over boligselskapets bilde finner dere derimot alltid i Portalen, og med Basis-kontrakt.
Tertialrapporter kan kjøpes mot et tillegg i pris.
✅ Bistand ved årmøter/generalforsamling
- Utarbeidelse av forhåndsvarsel til eierne
- Tilrettelegging for digitalt årsmøte
- Fremdriftsplan tilgjengelig i Portalen
- Tilrettelegging for innkalling
- Protokollførsel og møteledelse
- Endringsmelding til Brønnøysundregistrene
For kunder med Basis-kontrakt er følgende inkludert
✅ Portalen: styrets digitale plattform
Portalen er et digitalt verktøy som gjør styrehverdagen til en drøm. Her finner du full oversikt over økonomien, viktige dokumenter, beboerlister, styreprotokoller og mye mer.
Portalen brukes også for å dele informasjon med beboerne – når dere publiserer noe i Portalen, så vises det nemlig på beboernes Min side.
✅ Regnskapsførsel og ajourhold
Vi tar oss av registrering og oppdatering av økonomiske transaksjoner. Dere kan være sikre på at regnskapet alltid oppdatert, og gir et nøyaktig bilde av boligselskapets økonomi til enhver tid. Full oversikt over økonomien finner dere i Portalen.
Vi sørger også for at alle nødvendige regnskapsdokumenter og -opplysninger blir korrekt lagret og oppbevart i samsvar med gjeldende lover og forskrifter.
✅ Egen rådgiver
Å sitte i styret kan være en ukjent rolle for mange, og spørsmål kan dukke opp. Da er det jo fint at dere får en dedikert rådgiver som kan kontaktes på e-post eller telefon.
Merk! Faktureres etter gjeldende timesats.
✅ Felleskostnader: innkreving og oppfølging
Vi tar oss av alt av administreringen rundt felleskostnadene i boligselskapet. Vi sørger også for tvangsinndrivelse av restanser når beboere ikke har betalt.
✅ Disponering av boligselskapets bankkontoer
✅ Betaling av fakturaer på forfallsdato
Boligselskap har ofte avtaler med ulike leverandører, og tilhørende regninger som skal betales. Vi sørger for at de blir betalt innen fristen.
✅ Årsregnskap
Vi utarbeider og presenterer deres økonomiske resultater og stilling for hele regnskapsåret.
✅ Forarbeid ifm. generalforsamling/årsmøte
Alle boligselskap er lovpålagt til å holde et årlig årsmøte (sameier) eller generalforsamling (borettslag).
Vi hjelper dere med tilrettelegging for utarbeidelse av innkalling med saksliste og vedlegg til dette møtet.
Ønsker dere å holde møtet digitalt? Dette har vi selvsagt en super løsning for.
✅ Eierskifter
Vi håndterer overføring av eierandeler til nye eiere, sørger for nødvendig dokumentasjon og oppdaterer boligselskapets registre og eierlister.
✅ Trygg og sikker plassering av kapital
Vi sikrer at boligselskapets økonomiske ressurser blir administerert på en forsvarlig måte, slik at dere opprettholder og styrker deres økonomiske stilling.
✅ Rapportering til offentlige myndigheter
Vi sender nødvendige rapporter, oppdateringer og dokumenter til relevante myndigheter i samsvar med gjeldende lover og forskrifter. Eksempler på dette kan være skatterapportering.
Slik sikrer dere overholdelse av juridiske forpliktelser.
✅ Fordeler og kurs
Som kunde i Bate får dere tilgang til gode rabatter på alt fra møterom til renhold. Vi holder også gratis kurs og temakvelder innen relevante emner.
PS! Alle Bate-kunder som har forsikring hos IF får 15 timer gratis advokatrådgivning hvert år – ypperlig for å løse nabotvistene!
✅ Megleropplysninger
Vi sørger for at eiendomsmegler får oppdatert og riktig informasjon om boligen og boligselskapet i forbindelse med salg.
✅ Forsikringssaker
Vi følger opp forsikringsskader som oppstår i boligselskapet hvis dere har Totalforsikring gjennom If.
❌ Utkast til driftsbudsjett (kan kjøpes utenom)
Budsjettforslag for boligselskapet er ikke inkludert i Basis-kontrakten. I Portalen har dere uansett gode hjelpemidler og forutsetninger for å sette opp budsjettet selv.
Budsjettforslag kan kjøpes mot et tillegg i pris.
❌ Økonomirapportering til styret to ganger i året (kan kjøpes utenom)
Tertialrapporter over boligselskapets økonomiske situasjon er ikke inkludert i Basis-kontrakten. Full oversikt over boligselskapets bilde finner dere derimot alltid i Portalen, og med Basis-kontrakt.
Tertialrapporter kan kjøpes mot et tillegg i pris.
❌ Bistand ved årmøter/generalforsamling (kan kjøpes utenom)
Følgende tjenester i forbindelse med årsmøtet/generalforsamling er ikke inkludert i Basis-kontrakten:
- Utarbeidelse av forhåndsvarsel
- Protokollførsel og møteledelse
- Endringsmelding til Brønnøysundregistrene
Følgende tjenester i forbindelse med årsmøtet/generalforsamling er inkludert i Basis-kontrakten:
- Maler for innkalling og protokoll tilgjengelig i Portalen
- Fremdriftsplan tilgjengelig i Portalen
For mer utdypende informasjon ber vi dere ta en titt på kontrakten deres, som ligger i Portalen.
Portalen
Den gjør du enkel her.
Logg inn i PortalenPortalen er en nettløsning som gjør styrearbeidet enklere og mer effektivt. Her kan du blant annet behandle fakturaer, kalle inn til styremøter, se forsikringssaker, hente fram beboerlister, og få oversikt over økonomien.