Trenger dere forretningsfører i sameiet/borettslaget, eller kan styret gjøre jobben selv?

De fleste som tar styreverv i borettslag og sameier, gjør det på frivillig basis. Folk har ulik kompetanse og erfaring, men er sjelden eksperter på styrearbeid.

Hva styret samlet sett kjenner seg kvalifisert til å gjøre, er derfor et viktig hensyn å ta. En annen sak, er hvor mye tid dere kan vie til rollen og oppgavene dere skal gjøre.

Se hva du får med Bate som forretningsfører

Boligselskap med inntil 20 boligerBoligselskap med over 20 boliger

Styrets oppgaver

Selv om borettslaget eller sameiet ditt kanskje ikke er det største, skal du som styremedlem likevel holde styr på en rekke oppgaver:

Daglig drift

• Styret skal kreve inn fellesutgifter, føre regnskap, betale regninger og budsjettere for neste år.
• Dere må sørge for at det blir lagd ligningsoppgave til eierne og ligningsmyndighetene, og rapportert inn tall til Brønnøysundregisteret.
• Hvis det er 21 eller flere boliger i sameiet eller borettslaget deres, må dere sørge for at regnskapet blir godkjent av en revisor.
• Styret må sørge for at bygninger og annen eiendom er forsikret, og følge opp eventuelle forsikringssaker.
• Dere må ha orden på avtalene med sameiets/borettslagets leverandører, og forhandle nye avtaler ved behov.
• Dersom sameiet/borettslaget har egne ansatte, for eksempel en egen vaktmester, er styret arbeidsgiver og ansvarlig for lønn og arbeidsvilkår.
• Dere må sørge for at kostnader til for eksempel belysning og oppvarming av fellesområder, blir rettferdig fordelt mellom eierne.
• I boligblokker er det styret som administrerer nøkler for eierne, og hjelper til dersom noen trenger nye nøkler eller har låst seg ute.

Vedlikehold

• Det er styrets ansvar å sørge for at bygninger og fellesområder blir godt vedlikeholdt. Det er lurt å ha en god og langsiktig vedlikeholdsplan, slik at arbeidet blir fordelt over tid, og framtidige styremedlemmer kan ta jobben videre.
• De fleste velger å arrangere dugnader, slik at boligeierne kan jobbe sammen for å holde vedlikeholdskostnadene nede.
• Hvis det skal gjøres større oppgraderinger, eller legges til nye elementer på bygg eller fellesområder, må dette som hovedregel vedtas av årsmøtet/generalforsamlingen. Styret får da en viktig rolle med å koordinere saken fram til en beslutning er tatt, og ikke minst lede selve prosjektet.

Arrangere årsmøte/generalforsamling

• Et årsmøte i et sameie, eller generalforsamling i et borettslag, arrangeres som hovedregel én gang i året. Styret må planlegge møtet, informere om når og hvor det skal være, og fristen for å sende inn saker.
• Hvis dere ønsker å legge fram egne saker under møtet, må de forberedes med forslag til vedtak som boligeierne kan stemme over.
• Noen ganger er det nødvendig å arrangere ekstraordinære årsmøter/generalforsamlinger for å avgjøre saker som kommer opp under eller i etterkant av det årlige møtet.

HMS

• I norsk lov er borettslag og sameier definert som virksomheter. Det betyr at de må rette seg inn etter internkontrollforskriften, som stiller en rekke krav til styret:
  • Dere må sette mål for helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet.
  • Styret må kunne vise hvordan sameiet/borettslaget er organisert, hvilke HMS-oppgaver som skal gjøres, og hvem som skal gjøre dem.
  • Dere må kartlegge mulige farer og problemer, vurdere risikoen for at de kan oppstå, og sette inn tiltak for å redusere risikoen.
  • Det må etableres rutiner som sørger for at dere følger kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen, for eksempel tilsyn med elektrisk anlegg og brannsikringsutstyr.
  • Styret må sette internkontrollarbeidet i system, og sikre at det fungerer som tenkt.

Kommunisere med eierne

• Dere må holde boligeierne orientert om aktivitetene i sameiet/borettslaget.
• For å skape et trivelig bomiljø, er mange opptatt av å arrangere sosiale sammenkomster og skape gode møteplasser for beboerne.
• Dersom det oppstår konflikter i sameiet/borettslaget, er det styret som må ta imot og håndtere sakene.

LES OGSÅ:

Å skifte forretningsfører er kanskje enklere enn du tror

Vurder totalbildet

I dag finnes det mange ulike aktører som tilbyr ulike former for hjelp og assistanse til sameier og borettslag. Tilbudet varierer fra rent digitale plattformer, som setter den daglige driften i system, til regnskapsbyrå som hjelper med økonomiske oppgaver, og fullskala forretningsførere som kan bistå styret på alle områder.

Prisnivået varierer like mye som tilbudet. Jo større bredde av tjenester dere vil ha, jo mer koster det. De aller fleste ønsker naturligvis å holde kostnadene så lave som mulig. Det er imidlertid viktig å vurdere prisene dere får i et totalbilde.

Velger dere å inngå avtale med en forretningsfører, kan den for eksempel også gi bedre vilkår på banklån, og rabatter på andre tjenester borettslaget eller sameiet har behov for. Her kan det være mye å spare.

Hva inngår i en forretningsføreravtale?

En forretningsføreravtale vil som hovedregel omfavne regnskapsførsel, lovpålagt rapportering til myndigheter og eiere, innkreving av felleskostnader, tilrettelegging av ordinært årsmøte/generalforsamling og enkel rådgivning.

Avtalen vil også gi dere tilgang til et digitalt styringsverktøy, hvor dere for eksempel kan behandle fakturaer, gjennomføre styremøter, og sende ut meldinger til eierne.

Hos en forretningsfører kan dere også få assistanse til andre oppgaver, fra vaktmesteroppdrag, til lønnsadministrasjon, nøkkelhåndtering, advokathjelp – og mye mer.

Har dere først inngått en forretningsføreravtale, er det lett å bestille flere tjenester etter behov. Dere kan også oppnå stordriftsfordeler ved å samle flere oppdrag hos samme leverandør.

Ønsker dere tilbud på forretningsførsel?

Les mer om hva som inngår i Bates forretningsføreravtale. Og kontakt oss gjerne! Vi gir tilbud uten forpliktelser.

Synnøve Rønnestad, salgsansvarlig Sør-Rogaland og Agder
synnove.ronnestad@bate.no / 97 65 21 85