Dette må du vite om styrets HMS-ansvar

Slik ivaretar dere kravene i internkontrollforskriften

Det er stor forskjell på et oljeselskap med flere tusen ansatte og et sameie med fire hus. Men borettslag, sameier og velforeninger er like fullt definert som virksomheter i loven, og må derfor rette seg inn etter «Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter» - også kjent som internkontrollforskriften.

Det betyr i praksis at styret må dokumentere at boligselskapet har:

1. Fastsatt mål for helse, miljø og sikkerhet

Dere må ha skriftlige mål for HMS-arbeidet. Typiske mål kan være å skape trivsel og trygghet for beboerne, ivareta godt brannvern og trygge lekeplasser.

2. Oversikt over organisasjonen, HMS-oppgavene og hvem som skal utføre dem

Hvordan er boligselskapet organisert og hvordan har dere organisert HMS-arbeidet? Forskriften krever en skriftlig beskrivelse av dette slik at det er enkelt å kontrollere at dere følger opp HMS-arbeidet på en god måte.

3. Kartlagt potensielle farer og problemer, vurdert risikoen for at de kan oppstå og satt opp tiltak for å redusere risikoen

Hva kan gå galt i og ved boligene? Hvordan kan dere forhindre skader og sykdom - og begrense konsekvensene hvis det skjer et uhell? Risikovurderingen legger grunnlaget for HMS-arbeidet i boligselskapet.

4. Rutiner som gjør at dere følger kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen, og at dere avdekker og retter opp eventuelle brudd

Helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen inkluderer blant annet lov om tilsyn med elektriske anlegg og elektrisk utstyr, arbeidsmiljøloven og brann- og eksplosjonsloven. Styret må ha god oversikt over alle gjeldende lover og sørge for at alle aktiviteter og installasjoner er i samsvar med disse.

5. Systematisk overvåket og gjennomgått internkontrollen for å sikre at den fungerer som forutsatt

Det er spesielt viktig at dere sørger for en god overlevering av internkontrollarbeidet ved utskiftninger i styret. Et godt internkontrollsystem vil gjøre overleveringen lettere og sikrer at viktig dokumentasjon blir tilgjengelig for nye styremedlemmer.

Les hele internkontrollforskriften på Lovdata her

Hvordan få kontroll?

Får dere tilsyn fra for eksempel brannvesenet, skal de enkelt kunne forstå hvordan dere jobber med helse-, miljø- og sikkerhet. Det krever at dere har et ryddig og gjennomført system for å dokumentere punktene nevnt over.

Det er fullt mulig å systematisere internkontrollarbeidet ved hjelp av for eksempel regneark, men det krever stor grad av struktur og mye manuelt arbeid å holde systemet oppdatert. Vi anbefaler derfor å skaffe et eget HMS-system som er lagd spesielt for borettslag og sameier.

Internkontrollsystemet BevarHMS

Bate tilbyr et nettbasert system som heter BevarHMS. Det gir alt dere trenger for å innfri kravene i internkontrollforskriften – og mere til. Systemet blir skreddersydd til boligselskapet som skal ta det i bruk i samråd med Bates HMS-rådgiver. Det gjør det enkelt å bruke fra dag én.

Har du spørsmål om internkontrollforskriften eller vil vite mer om BevarHMS? Her finner du mer informasjon