Bate gir budsjettråd

Ofte spurte spørsmål om budsjettarbeid

Er det grenser for hvor mye vi kan sette opp felleskostnadene? Må hele styret signere budsjettet? Og kan vi vi gjøre endringer etter budsjettet er vedtatt? Dette – og mye mer – får du svar på her.

Tekst: Bate
Publisert: 3.11.2021

Er du litt usikker på hvordan du skal jobbe med budsjettet? Du er langt i fra alene. Heldigvis har du rådgiveren din i Bate, som alltid er klar for å hjelpe. Men før du kommer så langt, finner du kanskje svar på noe av det du lurer på her?

Tallet 1
Er det grenser for hvor mye styret kan sette opp felleskostnadene?

Nei, styret sette opp det som er nødvendig. Men vi anbefaler at styret legger opp til en jevn økning hvert år, i stedet for å vente og risikere store hopp.

Tallet 2
Kan rådgiveren vår være med på budsjettmøte?

Ja, det er prøver vi alltid å få til. Det er bare å ta kontakt med din rådgiver og høre. Vær imidlertid oppmerksom på at dette er noe som går ut over oppdraget i forretningsføreravtalen, og derfor vil medføre ekstrakostnader.

Tallet 3
Hvor mange i styret må signere budsjettet?

Budsjettet skal først vedtas i et styremøte, hvorpå alle styremedlemmer må godkjenne protokollen. Dette må være gjort senest 15. november i Portalen. Når budsjettet er vedtatt, skal det signeres av styrelederen og ett styremedlem.

Tallet 4
Hvilke regler gjelder dersom vi skal varsle om økte felleskostnader selv?

Det finnes ingen formalitetskrav om varselet. Men vi anbefaler at dere varsler i god tid, og på en måte som gjør at alle blir oppmerksomme på økningen. Hvis dere har lagt inn frister for varslingen i vedtektene, må dere selvsagt overholde disse.

Tallet 5
Hva legger Bate til grunn når de lager forslag til budsjett?

Vi lager budsjettforslaget basert på innspill fra styret, regnskapstall og prognoser. Prognosene baserer vi på generell prisstigning og innspill fra leverandører, kommuner og banker. Det er viktig at vi får innsikt i planlagt vedlikehold og hvorvidt styret har inngått noen nye avtaler. Dette bør styret opplyse rådgiveren sin om senest ved utgangen av september.

Tallet 6
Kan vi endre budsjettet etter at det er godkjent – for eksempel hvis vi har ombestemt oss og vil sette i gang et prosjekt likevel?

Hvis det er nødvendig, kan vi låse opp budsjettet etter at det er godkjent. Men det gjelder kun fram til årsskiftet. Etter det er budsjettet låst.

Hvis dere bestemmer dere for å sette i gang et prosjekt som dere i utgangspunktet ikke hadde budsjettert for, er det ikke budsjettet nødvendigvis et hinder for det. Budsjettet er et styringsverktøy og kan overskrides. Det viktigste er at dere har kontroll på kostnadene, og en plan for hvordan de skal dekkes inn. Ta gjerne kontakt med rådgiveren din hvis vil ha hjelp til dette.

Tallet 7
Har Bate oversikt over hva som må gjøres av vedlikeholdsoppdrag i de enkelte borettslagene/sameiene?

Mange borettslag/sameier har de siste årene gått til innkjøp av Bates oppgraderingsplan. Gjennom dette verktøyet setter vi opp en plan for vedlikeholdet sammen med styret. I disse tilfellene har vi god oversikt. I borettslag/sameier som mangler dette, er vi avhengige av innspill fra styret.

Tallet 8
Hvor finner vi oversikt over disponible midler i Portalen?
 
Det finner du i menyen under nøkkeltall. Hvis du synes det er vanskelig å finne fram, må du gjerne ta en titt på våre instruksjonsvideoer. De finner du ved å velge «Veiledning» på denne siden.

Tallet 9
Er det mulig å spare opp midler i et vedlikeholdsfond?


Det er lurt å spare opp midler, men ikke i et eget fond. Grunnen til det, er at midlene da blir låst til vedlikehold, og at styret er nødt til å søke generalforsamlingens/årsmøtets godkjennelse for å bruke fondet. Vi anbefaler i stedet at dere utvider de disponible midlene, og sparer opp en buffer til vedlikehold på selve driftskontoen.

Tallet 10
Hvor mye anbefaler Bate at et borettslag/sameie har i disponible midler til enhver tid?

Det kommer litt an på boligselskapet, men 15’ – 20 000 kr per enhet er et fornuftig nivå. Da har dere nok til å ta høyde for ujevne kostnader gjennom året. Ønsker dere i tillegg å ha en buffer til framtidig vedlikehold, bør nivået ligge enda høyere.

Tallet 11
Må et budsjett gå med overskudd?

Nei, det må ikke det. Men vær oppmerksom på at budsjett med underskudd vil spise av de oppsparte midlene. Dere bør ha et bevisst forhold til hvordan dere vil dekke inn underskuddet.

Tallet 12
Sjekker Bate budsjettet etter at det er godkjent av styret?

Ja, det gjør vi – men vi går ikke i detalj. Det er styret som er ansvarlig for budsjettet. Vi sjekker etter åpenbare feil, for eksempel hvis det har kommet inn en null for mye på en av budsjettpostene.