Dette bør styret vite om budsjett
Et budsjett bidrar til å holde orden på kostnadene i borettslaget/sameiet. I Bate hjelper vi til med budsjettarbeidet, men til syvende og sist er styret ansvarlig for å godkjenne budsjettet. Her er alt du trenger å vite om høstens budsjettprosess.
Slik hjelper vi styret med budsjettet
Bates rolle avhenger av hvilken forretningsføreravtale dere har.
For boligselskap med Standard forretningsførsel:
- Vi lager et kostnadsfritt budsjettforslag for dere.
For boligselskap med Basis forretningsførsel:
- Vi lager et budsjettforslag for dere – mot et lite pristillegg. Dette må dere eventuelt bestille i Portalen, under menypunktet Boligbyggelaget > Tjenester > Budsjett.
Styrets oppgaver med budsjett
Styrets budsjettoppgaver avhenger av hvilken forretningføreravtale dere har. Trykk på din forretningsføreravtale under for å finne en trinnvis oppskrift på budsjettarbeidet⬇️
Vanligvis har alle boligselskap med flere enn 20 boliger en Standard-kontrakt. Bate lager et kostnadsfritt budsjettforslag til alle kunder med denne kontraktstypen.
1) Gi rådgiver beskjed om vedlikehold
Det første dere må ta stilling til er om dere har planer om vedlikehold eller oppgraderinger kommende år. Kanskje skal dere male, bytte kledning eller tak? Da er det viktig at dere gir beskjed til deres rådgiver snarest, slik at vi kan ta høyde for dette når vi setter opp budsjettforslaget deres.
Etter at rådgiver er informert om dette, kan styret lene seg tilbake og vente til budsjettforslaget er klart.
Tips: Er dere usikre på hvordan dere skal gå frem for å planlegge vedlikehold hjelper vi gjerne. Hvis dere har vedlikeholdsplan fra Bate (krever innlogging), så vil dere finne anbefalt vedlikehold der.
2) Dere får et budsjettforslag fra Bate
Hvert år lager Bate et budsjettforslag som er tilpasset deres boligselskap, helt gratis*. Budsjettet publiseres i Portalen, vanligvis i løpet av september/oktober.
*Gjelder ikke for kunder med Basis-kontrakt.
3) Styret må gå gjennom budsjettet
Styret er ansvarlig for å gå gjennom, eventuelt endre og godkjenne budsjettforslaget. Styret blir varslet på e-post når budsjettet er klart for gjennomgang i Portalen. Fristen for godkjenning er 15. november.
4) Hvis felleskostnadene økes, må eierne varsles
Hvis det godkjente budsjettet innebærer en økning av felleskostnadene fra 1. januar, må eierne varsles om dette innen 1. desember – altså minst én måned før økningen trer i kraft.
For kunder med Basis-kontrakt (vanligvis boligselskap med 20 eller færre boliger), avhenger styrets oppgaver av om dere bestiller budsjettforslag fra Bate, eller om dere lager budsjett helt på egenhånd.
Hvis Bate lager budsjett for dere:
1) Vil dere at vi lager et budsjettforslag, må dere bestille dette her (Logg inn Portalen, trykk på Boligbyggelaget i menyen, så Tjenester, deretter Budsjett). For kunder med en Basis-kontrakt koster dette 2 500 kr.
2) Vedlikehold eller oppgraderinger i 2025? Gi beskjed til deres rådgiver så fort som mulig, så tar vi høyde for dette i budsjettforslaget.
3) Dere får en e-post når budsjettforslaget er tilgjengelig for styret i Portalen. Styret må da gå gjennom, eventuelt endre og godkjenne budsjettforslaget.
4) Hvis det godkjente budsjettet innebærer en økning av felleskostnadene fra og med 1. januar, må eierne varsles om dette innen 1. desember – altså minst én måned før økningen trer i kraft. For å få varslet i tide bør derfor budsjettforslag bestilles innen 15. oktober.
Hvis dere lager budsjett selv – her er noen tips:
Hvis dere ikke ønsker at Bate lager budsjettforslag for dere, så kan dere selvfølgelig gjøre dette selv. Da er disse tipsene gode å ha.
1) Sett dere godt inn i økonomien til boligselskapet.
- De økonomiske rapportene i Portalen er et viktig hjelpemiddel.
- Her finner dere opplæringsmateriell om budsjettering
2) Vi anbefaler at dere bruker fjorårets budsjett i Portalen* som utgangspunkt når dere lager budsjettet for neste år.
3) Vedlikehold eller oppgraderinger neste år? Ta høyde for dette i budsjettet.
4) Budsjetterer dere med økning i felleskostnadene, må eierne varsles om dette innen 1. desember. For at Bate skal registrere økningen kostnadsfritt må rådgiver ha beskjed om en eventuell økning innen 15. november.
*Budsjettet som ligger i Portalen er ikke bearbeidet av Bate – det er kun en kopi fra fjorårets budsjett. Dere må derfor selv justere tallene ut i fra nåsituasjonen til boligselskapet.
Spørsmål og svar om budsjett
For kunder med Standard- forretningsførsel:
20. september.
Styrets frist for å melde fra til rådgiver om ekstra vedlikeholdskostnader for 2025.
31. oktober.
Bates frist for å legge ut budsjettforslag for styrets behandling i Portalen.
15. november.
Styrets frist for å vedta budsjettet og eventuell endring av felleskostnadene. Husk godkjenning i Portalen.
1. desember.
Styrets/Bates frist for varsling til eierne hvis økte felleskostnadene skal økes.
For kunder med Basis-forretningsførsel:
15. oktober.
Frist for bestilling av budsjett i Portalen.
15. november.
Styrets frist for å vedta budsjettet og eventuell endring av felleskostnadene. Husk godkjenning i Portalen.
1. desember.
Styrets/Bates frist for varsling til eierne hvis økte felleskostnadene skal økes.
Vi gjør oppmerksom på at merarbeid for Bate som følge av at fristene ikke overholdes, vil bli fakturert borettslaget/sameiet etter gjeldende satser i vår prisliste.
Vi lager budsjettforslaget* basert på innspill fra styret, regnskapstall og prognoser. Prognosene baserer vi på generell prisstigning og innspill fra leverandører, kommuner og banker.
Det er viktig at styret gir beskjed til sin rådgiver om planlagt vedlikehold eller eventuelt nye avtaler – helst innen utgangen av september.
*Bate lager budsjettforslag for alle kunder med Standard-forretningsføreravtale. For kunder med Basis-forretningsføreravtale kan vi lage et budsjettforslag mot et pristillegg på 2 500 kr– kontakt din rådgiver, eller bestill direkte i her Portalen.
Ja, det gjør vi – men vi går ikke i detalj. Det er styret som er ansvarlig for budsjettet. Vi sjekker etter åpenbare feil, for eksempel hvis det har kommet inn en null for mye på en av budsjettpostene.
Regnskapsåret til borettslag/sameier går fra 1. januar til 31. desember. Vi anbefaler derfor å være ferdig med neste års budsjett i god tid før utgangen av året.
I de tilfellene hvor Bate lager budsjettforslag for dere, er styrets frist for å godkjenne budsjettet satt til 15. november. Det er for å ha tid til å varlse beboere om en eventuell økning i felleskostandene. Gjelder økningen fra og med 1. januar, må beboere varsles innen 1. desember – altså én måned i forkant.
Det er i teorien ingen øvre grense for økning i felleskostnader, men vi anbefaler at styret legger opp til en jevn økning hvert år, i stedet for å vente og risikere store hopp.
Nei, men vær oppmerksom på at budsjett med underskudd vil spise av de oppsparte midlene. Dere bør ha et bevisst forhold til hvordan dere vil dekke inn underskuddet.
Vi anbefaler i stedet at dere øker de disponible midlene, og sparer opp en buffer til vedlikehold på selve driftskontoen.
Mange borettslag/sameier har Bates oppgraderingsplan (vedlikeholdsplan). Dette verktøyet viser en plan for fremtidig vedlikehold. I disse tilfellene har vi god oversikt.
I borettslag/sameier som ikke har en vedlikeholdsplan, er vi avhengige av innspill fra styret. Ta gjerne kontakt hvis dere vil ha hjelp med å planlegge for vedlikehold.
Hvis dere ikke ønsker at Bate lager budsjettforslag for dere, så kan dere selvfølgelig gjøre dette selv. Da er disse tipsene gode å ha.
1) Sett dere godt inn i økonomien til boligselskapet.
- De økonomiske rapportene i Portalen er et viktig hjelpemiddel.
- Her finner dere opplæringsmateriell om budsjettering
2) Vi anbefaler at dere bruker fjorårets budsjett i Portalen* som utgangspunkt når dere lager budsjettet for neste år.
3) Vedlikehold eller oppgraderinger neste år? Ta høyde for dette i budsjettet.
4) Budsjetterer dere med økning i felleskostnadene, må eierne varsles om dette innen 1. desember. For at Bate skal registrere økningen kostnadsfritt må rådgiver ha beskjed om en eventuell økning innen 15. november.
*Budsjettet som ligger i Portalen er ikke bearbeidet av Bate – det er kun en kopi fra fjorårets budsjett. Dere må derfor selv justere tallene ut i fra nåsituasjonen til boligselskapet.
Dette kan variere fra boligselskap til boligselskap, men følgende utgifter er normalt å finne i budsjettet:
- Forsikring
- Kommunale avgifter
- Strøm/oppvarming
- Forretningsførerhonorar
- Styrehonorar
- Revisorhonorar
- Vaktmester/gartner
- Renhold
- TV og internett
- Vedlikehold
- Avdrag på lån
Budsjettet presenteres sammen med årsregnskapet på boligselskapets årsmøte/generalforsamling. Vanligvis får beboerne tilgang til budsjettet i forkant – i innkallingen til møtet.
Med mindre vedtekene deres sier at budsjettet må godtas av årsmøtet, så trenger dere kun å legge det frem til informasjon.
Budsjettet skal først vedtas i et styremøte, hvorpå alle styremedlemmer må godkjenne protokollen. Når budsjettet er vedtatt, skal det signeres av styrelederen og ett styremedlem.
I borettslag og sameier er det beboerens felleskostnader som dekker utgiftene. For å få inn mer penger må derfor felleskostnadene økes. Husk at det er helt normalt at felleskostandene økes årlig i tråd med den generelle prisstigningen i samfunnet.
Noen boligselskap har også leieinntekter fra næringsvirksomhet. I slike tilfeller kan leien økes i henhold til kontrakt.
Hvis dere har budsjettforslag fra Bate inkludert i kontrakten (eller kjøper dette som en tillegstjeneste) kan rådgiver gi råd om anbefalt økning av felleskostnadene.
Det kommer litt an på boligselskapet, men 15 – 20 000 kr per enhet er et fornuftig nivå. Da har dere nok til å ta høyde for ujevne kostnader gjennom året. Ønsker dere i tillegg å ha en buffer til framtidig vedlikehold, bør nivået ligge enda høyere.
Ja, ta eventuelt kontakt med din rådgiver. Vær imidlertid oppmerksom på at dette er noe som går ut over oppdraget i forretningsføreravtalen, og derfor vil medføre ekstrakostnader.
Det er ingen lovkrav som sier at dere må ha et budsjett, men det er noe vi anbefaler på det sterkeste at alle boligselskap har. Hovedformålet med et budsjett er å sikre at inntektene dekker driftskostnadene deres. Husk at styret har ansvar for at økonomien i borettslaget/sameiet er forsvarlig. Budsjettet er et viktig verktøy i så måte.
Hvis dere ikke har et budsjettforslag fra Bate inkludert i kontrakten, kan dere bestille dette i Portalen, under menypunktet Boligbyggelaget > Tjenester > Budsjett.
Spørsmål om budsjettprosessen?
Vi skjønner at det kan være litt skummelt å ha ansvaret for økonomien til borettslaget/sameiet. Ta gjerne kontakt med din rådgiver i Bate hvis du lurer på noe, så blir du tatt godt hånd om.
Ta kontakt med kunderservice hvis du er usikker på hvem din rådgiver er.
