Boligeier har ikke samtykket til kommunikasjon – hva kan styret gjøre?

Det er viktig å respektere valg om reservasjon mot kommunikasjon i dagens digitale tidsalder, også for styret i borettslag og sameier. Under har vi samlet de vanligste spørsmålene som omhandler dette temaet.

1) Kan eiere reservere seg helt mot kommunikasjon – altså både elektronisk/digitalt og skriftlig (for eksempel brev)?

Styret må i en eller annen form ha mulighet til å dele informasjon med boligeierne. Hvis eieren har reservert seg mot elektronisk kommunikasjon fra styret (se spørsmål 3), så har styret likevel mulighet til å dele informasjon med disse – men da i skriftlig brevform.

Eiere kan altså kun reservere seg mot elektronisk/digital kommunikasjon.

2) Finnes det tilfeller der styret likevel kan informere eieren via elektronisk kommunikasjon, selv om vedkommende har reservert seg mot dette?

I noen tilfeller har styret rett til å kontakte eier via elektronisk kommunikasjon, selv om vedkommende har reservert seg mot dette. Eier kan ikke nekte å vedkjenne seg for eksempel en klage på husbråk sendt med e-post, eller en SMS om at vedkommendes bil er feilparkert og må flyttes – uavhengig av samtykkevalg.

3) Hvordan kan eiere reservere seg mot kommunikasjon fra styret?

Via samtykkeinnstillingene på Bates Min side. Boligeiers valg vil være synlig for styret i Portalen, og det vil ikke være mulig å sende SMS eller e-post til disse – om styret sender ut dette direkte fra Portalen.

eller:

Ved å gi beskjed til styret, muntlig eller skriftlig, om at vedkommende ikke ønsker kommunikasjon fra styret. Her må styret selv holde oversikt over hvem som har reservert seg, da dette ikke kan oppdateres av styret i Portalen.

4) Hva menes med elektronisk kommunikasjon?

Kommunikasjon via e-post, sms/telefon eller app.

Slik bør eiere reservere seg mot kommunikasjon

Vi anbefaler at eiere som ikke ønsker elektronisk kommunikasjon fra styret om selv å oppdatere dette i samtykkeinnstillingene på Min side. Da er det lettere for styret å holde oversikt over hvem som ikke samtykker til kommunikasjon til enhver tid.

5) Hvordan kan styret dele lovpålagt informasjon med eiere som har reservert seg mot kommunikasjon?

Denne informasjonen må styret sende i brevform – enten via post eller ved å legge brev/ark i postkassen til beboer.

Eksempler på lovpålagt informasjon fra styret:

• Forhåndsmelding om årsmøte/generalforsamling
• Innkalling til årsmøte/generalforsamling
• Advarsler
• Pålegg om å innrette seg etter diverse ting i borettslaget/sameiet

6) Kan styret sende generell informasjon til eiere, som for eksempel varsel om økning av felleskostnader, dugnad og nabolagsfester, selv om de har reservert seg mot kommunikasjon?

På dette punktet er loven noe uklar. Vår anbefaling er at styret respekterer eiers ønske om reservasjon, og ikke sender denne type informasjon elektronisk.

Som et alternativ kan informasjonen sendes/deles i brevform.

7) Kan styret svare på en e-post eller SMS fra boligeier – hvis vedkommende har reservert seg mot kommunikasjon?

I slike tilfeller har boligeier selv tatt initiativ til dialog med styret, og vil da også forvente et svar. Styret kan derfor svare på e-post/SMS til vedkommende.

8) Kan forretningsfører sende elektronisk kommunikasjon som omhandler boligselskapet, til eiere som har reservert seg mot dette?

Nei, i et slikt tilfelle kommuniserer forretningsfører på vegne av styret, og kan derfor ikke sende elektronisk kommunikasjon. Denne informasjonen må eventuelt deles skriftlig i brevform.

Enda i villrede?

Ta gjerne kontakt med din rådgiver hvis du sitter med spørsmål som ikke ble besvart her, så hjelper vi deg videre.

LES OGSÅ:

Gratis advokatrådgivning for alle med If Totalforsikring