Hvor mye innsyn kan beboere få i styrets arbeid?

Beboere kan kreve å få utlevert opplysninger fra styremøter og -protokollen, noe vi kaller innsynsrett. Det er likevel ikke alt styrene kan, eller skal, dele. Her får du en oversikt over hva du må tenke på i slike situasjoner.

Innsynsrett i styreprotokollen

Det er lovpålagt at hvert styremøte skal protokollføres. Denne skal fungere som et verktøy for å se hva som er gjort og hvilke saker som er behandlet.

Protokollen, og informasjon fra selve styremøtet, er ikke noe beboer uten videre skal ha fullt innsynsrett i. Temaer som er sensitive og/eller er taushetsbelagte kan nemlig ha vært oppe til behandling.

Bli den mest oppdaterte på neste styremøte

Få siste nytt fra styre-verden rett i innboksen din.

Meld deg på nyhetsbrev

For borettslag fremgår styremedlemmenes taushetsplikt av § 13-1 i burettslagslova. For sameier er ikke dette lovfestet, men prinsippene om personvern gjelder fortsatt.

Med andre ord kan styret være bundet av taushetsplikt. Denne plikten gjelder også etter at en har fratrådt som styremedlem.

Får styret spørsmål om å dele opplysninger fra protokollen, må dere dermed vurdere graden av sensitivitet i som står i denne, før opplysninger eventuelt deles.

Innsynsrett i forbindelse med personopplysninger

Temaer som er bundet av taushetsplikt knytter seg som regel til personopplysninger.

Behandler dere en sak som inkluderer personopplysninger, vil styret kunne nekte beboere å få innsikt i den aktuelle saken.

Eksempler på slike scenarier kan være:

• Navn blir nevnt i protokollen
• Saker som nevnes i protokollen kan knyttes til spesifikk(e) beboer(e).
• Mailkorrespondanse med beboer(e)

Men, det finnes et vesentlig unntak fra taushetsplikten; den gjelder kun for personer som ikke har en berettiget interesse av opplysningen.

Ved tilfeller der en beboer spør om å få utlevert informasjon om en sak som omhandler personopplysninger, må styret altså vurdere hvem som spør, og hva formålet med informasjonen er.

Finner styret at beboeren har berettiget interesse av opplysningen, for eksempel ved at selve saken handler om vedkommende, kan dette deles med beboeren.

Tips! Del informasjon om styremøtene

Lag et kort nyhetsbrev/referat fra styremøtene, og del dette i kommunikasjonskanalene til ditt borettslag/sameie (feks. på Min side, Facebook eller direkte til beboers e-postadresse)

Men husk: ikke del sensitive-, konfidensielle- eller personopplysninger.

Innsynsrett i saker som ikke gjelder personer

I saker som gjelder bygget, fellesområdene, innkjøpte tjenester og så videre, er terskelen høy for ikke å kunne dele informasjon med beboere. Styreprotokollen kan ikke deles som helhet, men den delen av protokollen som gjelder den respektive saken kan utleveres.

Hvordan skal beboere spørre om opplysninger

Det finnes ingen konkrete retningslinjer for dette, men vår anbefaling er at beboer sender inn en skriftlig henvendelse til styret. Styret bør deretter, innenfor rimelighetens tid, komme med en tilbakemelding til vedkommende.

Del informasjon med beboerne!

God kommunikasjon mellom styret og beboere legger ofte grunnlaget for et sunt og godt naboskap i borettslag og sameier. Å dele informasjon om hva som diskuteres på styremøtene er et eksempel på dette, da det gir beboerne innsikt i hva som er på dagsorden der de bor.

Bare husk: ikke del konfidensiell informasjon, eller informasjon som kan knyttes til enkeltpersoner.