Personvernerklæring

Bate, ved administrerende direktør, er behandlingsansvarlig for virksomhetens behandling av personopplysninger. Der det daglige ansvaret er delegert vil det gjøres tydelig i personvernerklæringen. Delegeringen omfatter kun oppgavene, ikke ansvaret. Webredaktøren har det daglige ansvaret for Bates behandlinger av personopplysninger på bate.no. Det er frivillig for deg som besøker nettsidene å oppgi personopplysninger i forbindelse med tjenester, for eksempel å melde interesse for en bolig. Behandlingsgrunnlaget er ditt informerte, frivillige og uttrykkelige samtykke til behandlingen, med mindre annet er spesifisert.

Bate har flere databehandlere. Solv er vår leverandør for utvikling og vedlikehold av nettstedet. Pivotal AS er vår driftsleverandør, mens det er edialog24 som leverer og drifter vår chatløsning. Opplysninger som samles inn i forbindelse med drift av bate.no lagres på egne servere hos Pivotal AS, som er leverandør av produkter og tjenester til boligbyggelag. Egne databehandleravtaler mellom Bate og hver av databehandlerne regulerer hvilken informasjon leverandørene har tilgang til og hvordan den skal behandles.

Når du blir medlem i Bate registrerer vi følgende opplysninger om deg i medlemsregisteret: navn, fødselsdato, full adresse, innmeldt dato, e-postadresse, telefonnummer og dato for innbetaling av andelsinnskudd og medlemskontingent.

Mange av våre digitale tjenester krever at du oppretter en bruker i vårt system. Disse og andre opplysninger kan du frivillig registrere og endre på Min side. Dette kan være opplysninger om dine interesser og måten du ønsker at Bate skal kontakte deg på.

Det er frivillig å oppgi personopplysninger til Bate, men for å kunne administrere ditt medlemskap på en forsvarlig måte, må vi som et minimum registrere disse opplysningene.

Ved bruk av Bate-appen på mobiltelefon og nettbrett registreres blant annet informasjon om mobilenheten. Opplysninger om din lokasjon registreres dersom du har godtatt dette på din mobiltelefon eller nettbrett. Nærmere opplysninger om personvern fremkommer ved nedlasting av Bate-appen, herunder formål, innsyns- og sletterutiner.

I Bate-appen kan du som bruker lage din egen profil. Du kan velge å la profilbildet være tomt, laste opp et bilde av deg selv, eller bruke en «pappatar»/papp-illustrasjoner, som settes som profilbilde. Det er kun du som bruker, som kan se bildet, med mindre du er styreleder eller styremedlem. Da vil bildet ditt vise under kontaktinformasjon til styret, og være synlig for beboere i ditt borettslag eller sameie.

Bate benytter e-post, telefon og chat som en del av det daglige arbeidet for å håndtere henvendelser fra medlemmer og kunder. Relevante opplysninger som fremkommer av telefonsamtaler og e-postutveksling som del av kundebehandlingen blir lagret i våre systemer og i e-postarkivet til kundebehandler. Når du bruker vår chatløsning lagres hele dialogen hos edialog24 i ett år før den slettes.

Vi gjør deg oppmerksom på at vanlig e-post er ukryptert. Vi oppfordrer deg derfor ikke til å sende taushetsbelagte, sensitive eller andre fortrolige opplysninger via e-post.

Telefonsamtaler til Bates kundeservice blir ikke loggført eller lagret. Dersom du besøker Bates lokaler vil du bli bedt om å bruke vårt besøksregistreringssystem, både for å varsle din ankomst og for at vi skal ha kontroll over personer som befinner seg i lokalene. Når du registrerer deg i systemet kan du selv velge om dine personopplysninger skal lagres til neste besøk.

Når du fyller ut et skjema på våre nettsider blir dataene lagret og brukt i samsvar med intensjonene du har oppgitt.

Vi registrerer hvorvidt du mottar, åpner eller leser e-poster vi sender til deg - og om du laster ned innhold - for eksempel et prospekt - fra nettsiden vår. Vi kan i etterkant sende deg en oppfølgingsepost eller ta kontakt via telefon.

Når du åpner en hvilken som helst nettside, vil informasjonskapsler (cookies) lastes ned og lagres på din datamaskin. En informasjonskapsel er en liten tekstfil som registrerer hvordan du bruker nettsiden. Det samme gjelder når du besøker bate.no eller andre av våre tilknyttede digitale løsninger. For en periode vil Bate registrere opplysninger om ditt bruksmønster gjennom informasjonskapsler (cookies).

Formålet med dette er å utarbeide statistikk som blir brukt til å forbedre og videreutvikle informasjonstilbudet og brukeropplevelsen i Bates digitale løsninger. Eksempler på hva statistikken gir svar på er hvor mange som besøker ulike sider, hvor lenge besøket varer, hvilke nettsteder brukerne kommer fra og hvilke nettlesere som benyttes. Opplysninger om bruken av Bates digitale løsninger benyttes også i forbindelse med markedsføring av tilbud og medlemsfordeler gjennom Bates fordelsprogram for medlemmer og kunder.

Din bruk av nettsiden til Bate kan ikke spores tilbake til deg som enkeltperson.

Les mer om vår bruk av informasjonskapsler her.

Formålet med innsamlingen, registreringen og annen relevant behandling av personopplysninger, er i hovedsak å forvalte og følge opp medlemskapet ditt på en god måte. I tillegg vil Bate drifte, administrere og vedlikeholde medlemsregisteret. Bate vil også utvikle og markedsføre fordelsprogrammet, som involverer å opplyse deg om hvilke tilbud og fordeler du kan benytte deg av gjennom fordelsprogrammet. Videre ønsker Bate å kunne tilby deg produkter og tjenester fra vårt datterselskap Pivotal.

Bate behandler personopplysninger til blant annet følgende formål:

• Utstedelse av medlemskort.
• Forvaltning av medlemsrettigheter, som rettigheter knyttet til forkjøpsrett og ansiennitet.
• Sikring av fordeler for medlemmene.
• Håndtering av andelskapitalen og medlemskontingenter.
• Utsendelse av medlemsmagasinet Ditt Bate og elektroniske nyhetsbrev.
• Markedsføring av produkter, tjenester og fordeler fra Bate og Bate sine samarbeidspartnere.
• Ivareta avtalen mellom Bate og hvert enkelt medlem ved å yte god service og god oppfølging av medlemskapet.

I forbindelse med informasjon om og markedsføring av produkter, tjenester og fordeler fra Bates samarbeidspartnere i fordelsprogrammet og datterselskap, er all utlevering og behandling av personopplysninger i tråd med lovgivningen og i samsvar med de formål som er beskrevet over. Rammene for utlevering til og benyttelse av personopplysninger for tredjeparter fastsettes av Bate, og all behandling som foretas av tredjeparter skjer i henhold til inngåtte databehandleravtaler.

Dersom Bate, Bates samarbeidspartnere eller datterselskap tilpasser informasjon og markedsføring til dine preferanser og/eller behov, benyttes såkalte personprofiler. Personprofiler opprettes for å kunne tilpasse innholdet på nettstedet ut fra dine tidligere valg. Hvis du for eksempel har besøkt én medlemsfordel flere ganger, vil denne dukke opp øverst i listen med medlemsfordeler for å gjøre det enklere for deg. Personprofilene baserer seg på IP-adressen din, men IP-adressen vil være anonymisert i rapporter. Når du samtykker til personalisert markedsføring og markedsføring i andre kanaler vil Bate kunne tilpasse markedsføringen ved å sammenstille din registrerte e-postadresse med informasjon som tredjeparten allerede har om deg. Bate bruker tredjepartene Google, Schibsted Media og Facebook.

For at Bate skal kunne gi deg informasjon om eller markedsføre produkter, tjenester eller andre fordeler gjennom elektroniske kommunikasjonsmetoder for individuell kommunikasjon, herunder ved bruk av e-post og mobiltelefon, må du gi et særskilt samtykke til dette. Du kan samtykke til dette ved innmelding i Bate eller på et senere tidspunkt på Min side.

Du kan når som helst reservere deg mot markedsføring på Min side, telefon eller adressert post fra Bate. Slik reservasjon kan gjøres ved å kontakte kundeservice

Våre behandlingsrutiner for personopplysninger er trygge. Opplysningene oppbevares på en forsvarlig måte slik at de ikke brukes urettmessig, kommer uberettigede i hende og slik at personopplysingslovens krav til integritet, konfidensialitet og tilgjengelighet ivaretas.

Det er bare utvalgte ansatte i Bate som har tilgang til medlemsregisteret. Bate har gode rutiner for tilgangskontroll med medlemsregisteret og for hvordan personopplysningene skal behandles. Tilgangen er regulert gjennom adgangskontroll med passord.

Du har, etter gjeldende personopplysningslovgivning, rett til innsyn i de opplysningene vi har registrert om deg. Du har også rett på informasjon om den behandlingen Bate foretar og som er beskrevet over.

Som medlem kan du få begrenset innsyn i personopplysningene registrert om deg ved å logge deg inn på Min side. For mer utfyllende innsyn kan du kontakte kundeservice på kundeservice@bate.no eller +47 51 84 95 00.

Vi har felles interesse i at de opplysningene som er registrert i vårt medlemsregister om deg er korrekte og fullstendige. Dersom du ønsker å gjøre endringer kan du kontakte kundeservice på kundeservice@bate.no eller +47 51 84 95 00.

Registrerte personopplysninger om deg arkiveres av vår leverandør Pivotal / i vår CRM-database.

Dersom du melder deg ut av Bate eller utelukkes som medlem av Bate etter de regler som gjelder i Boligbyggelagsloven og Bates vedtekter, vil du og personopplysningene vi har registrert om deg i våre systemer kategoriseres som utmeldt. Utmeldte medlemmers personopplysninger blir holdt utenfor statistikk og kommunikasjon.

Dersom du ikke betaler medlemskontingenten i Bate, blir du ikke automatisk slettet fra medlemsregisteret. Opplysningene om deg blir etter en tid overført til en egen historisk og spesielt skjermet database. Grunnen til at vi tar vare på personopplysningene er at det kan oppstå tvist om medlemsrettigheter lenge etter at et medlem har sluttet å betale kontingent.