Personvernerklæring
Denne personvernerklæringen inneholder alt du trenger å vite om hvordan vi samler inn og behandler personopplysninger.
Siste oppdatering av Bates' personvernerklæring ble gjort 27. mars 2026.
Behandling av data
Bate boligbyggelag tar ditt personvern på alvor, Denne personvernerklæringen forklarer hvordan vi samler inn, bruker, lagrer og beskytter dine personopplysninger når du er medlem, beboer, kunde eller på annen måte har kontakt med oss.
Bate leverer ulike tjenester. Informasjonen vi samler inn om deg avhenger av hvorvidt du er medlem i Bate, beboer, boligkjøper eller styremedlem, og av hvilke tjenester du bruker eller kjøper.
Bate boligbyggelag er medlemseid, og har som hovedformål å bygge og forvalte boliger for medlemmene. En av de viktigste fordelene for medlemmene er muligheten til å benytte seg av forkjøpsretten for å skaffe seg bolig. Forkjøpsretten er basert på ansiennitet som kan være oppbygget gjennom mange års medlemskap. Dette innebærer et behov for sikkerhet og kontroll knyttet til registrering og behandling av medlemmenes personopplysninger, og ikke minst at disse opplysningene er registrert og samlet i et medlemsregister.
Personvernerklæringen omfatter også virksomhetens behandling av data og personopplysninger for boligselskaper som Bate forvalter, boligselskapenes ansatte og personer med verv eller styrende funksjoner, og beboere, samt personer som melder interesse for Bates produkter og tjenester via bate.no.
Personopplysningsloven inneholder regler om registrering og annen form for behandling av personopplysninger som er knyttet til en enkeltperson. Personvernerklæringen vår skal i likhet med personopplysningsloven og tilhørende regelverk, bidra til at de personopplysninger som oppgis av deg blir behandlet i samsvar med grunnleggende personvernhensyn. Ikke minst skal du være trygg på at dette skjer på en sikker måte.
Denne personvernerklæringen gjelder for samtlige selskap i Bate-konsernet og gjelder for alle Bate-medlemmer, kunder og brukere av våre tjenester. Bruk av og besøk på våre nettsider er i tillegg regulert i vår policy for bruk av informasjonskapsler.
For visse formål vil Bate imidlertid basere behandlingen på et frivillig, uttrykkelig og informert samtykke fra deg. Dette gjelder kun i tilfeller hvor slik behandling klart faller utenfor det medlemsavtalen eller kundeforholdet naturlig omfatter. Samtykke som er nødvendig for en slik behandling av personopplysninger gir du ved å krysse av for samtykke i forbindelse med innsending av skjema på bate.no, eller – hvis du er medlem - på Min side eller i Bate-appen. Først etter avgitt samtykke vil Bate foreta behandlinger som ikke kan gjennomføres med grunnlag i medlemsavtalen.
Bate, ved administrerende direktør, er behandlingsansvarlig for virksomhetens behandling av personopplysninger. Delegeringen omfatter kun oppgavene, ikke ansvaret. Administrasjonen er delegert ansvar for behandling, administrasjon og forvaltning av medlems- og kunderegisteret i det daglige. Webredaktøren har det daglige ansvaret for Bates behandlinger av personopplysninger på bate.no. Det er frivillig for deg som besøker nettsidene å oppgi personopplysninger, for eksempel å legge igjen navn og kontaktinfo dersom du ønsker å melde interesse for en bolig. Behandlingsgrunnlaget er ditt informerte, frivillige og uttrykkelige samtykke til behandlingen, med mindre annet er spesifisert.
Når det gjelder behandling av personopplysninger i datterselskap i Bate-konsernet, som Vaktmesteren fra Bate og Bate Eiendomsutvikling AS, ligger behandlingsansvaret hos selskapets daglige leder.
Bate har flere databehandlere. Deriblant Advania, som er vår leverandør av nettside og app. HubSpot er vår leverandør av CRM-system, mens BBL Datakompetanse AS er vår driftsleverandør. Opplysninger som samles inn i forbindelse med drift av bate.no lagres i Azure hos Microsoft og på egne servere hos BBL Datakompetanse AS. Egne databehandleravtaler mellom Bate og hver av databehandlerne regulerer hvilken informasjon leverandørene har tilgang til, og hvordan den skal behandles.
Medlemmer
Når du blir medlem i Bate registrerer vi følgende opplysninger om deg i medlemsregisteret: navn, fødselsdato, full adresse, innmeldt dato, e-postadresse, telefonnummer og dato for innbetaling av andelsinnskudd og medlemskontingent. Du må også velge betalingsmetode. Når medlemskapet (andelsinnskuddet) er betalt, får du tildelt et medlemsnummer som knyttes til deg. Det er frivillig å oppgi personopplysninger til Bate, men for å kunne administrere ditt medlemskap på en forsvarlig måte, må vi som et minimum registrere disse opplysningene.
Ovennevnte personopplysninger kan også samles inn om Bate-kunder, dersom Bate har behov for det for å levere deg andre tjenester.
Mange av våre digitale tjenester krever at du oppretter en bruker i vårt system. I Bate-appen og på Min side kan du som bruker endre din egen profil. Du kan velge å la profilbildet være tomt, laste opp et bilde eller velge et forhåndsdefinert bilde. Det er kun du som bruker som kan se bildet, med mindre du er styreleder eller styremedlem. Da vil bildet ditt også vises under kontaktinformasjon til styret, og være synlig for beboere i ditt borettslag eller sameie.
Ved bruk av Bate-appen registreres lese- og handlingshistorikk fra app, nettsider og elektronisk kommunikasjon vi sender ut, i tillegg til teknisk informasjon om enheten du bruker og bruker-ID.
Nærmere opplysninger om personvern får du når du laster ned Bate-appen, blant annet formål, innsyns- og sletterutiner.
Velger du å registrere bankkonto eller kredittkort for å ta del i vårt bonusprogram, får Bate også informasjon fra bedriftene som inngår i bonusordningen; Vi får opplysninger om dato for handelen, tidspunkt, type transaksjon og betalingsmiddel. Det betyr at vi registrerer hvilke produkter, avtaler og tjenester du benytter deg av.
Beboere, styrekunder/boligselskap og eventuelt ansatte i boligselskapene
Ved oppstart av en forvaltningsavtale (forretningsførsel) vil Bate innhente og lagre data og informasjon om boligselskapet og beboerne. Bate vil også innhente og lagre personopplysninger underveis i avtaleforholdet med boligselskapet. Ovennevnte personopplysninger inkluderer blant annet følgende:
Eiere og beboere: Navn, fødselsdato, personnummer, full adresse, e-postadresse, telefonnummer, kontonummer, digitale nøkler, forbruksopplysninger (eksempelvis ved avregning av strøm, varme og gass), betalings- og beboerhistorikk, etc.
Ansatte i boligselskapet: Navn, adresse, fødselsdato, e-postadresse, bankkontonummer, fødselsnummer, lønn- og sykehistorikk, pensjon- og fagforeningstilhørighet (sistnevnte kategori er særskilt tilgangsbeskyttet og behandlet), etc.
Styremedlemmer: Navn, adresse, fødselsdato, e-postadresse, bankkontonummer, fødselsnummer, honorarhistorikk, etc.
Annet: Andre personopplysninger som følger av instruks eller avtale med boligselskapet, eksempelvis i styreprotokoller, generalforsamlingsprotokoller, årsmøteprotokoller o.l. som Bate oppbevarer på vegne av boligselskapet. Her vil det ofte være med personopplysninger som ikke innhentes aktivt fra Bates side, men som forekommer i dokumenter i kraft av at det er et referat.
Juridisk bistand
Ved inngåelse av oppdragsavtale for juridisk bistand vil Advokaten fra Bate boligbyggelag behandle personopplysninger, herunder også særlige kategorier personopplysninger om det er nødvendig, i samsvar med personopplysningsloven og annet regelverk. Andre parter, som motparter, domstol og offentlige organer, vil kun få tilgang til personopplysningene i den grad dette er nødvendig for oppdraget.Ved spørsmål om vår behandling av personopplysninger i relasjon til juridisk oppdrag så skal oppdragsansvarlig advokat kontaktes.
Det er frivillig å oppgi personopplysninger til Bate, men for å kunne administrere ditt medlemskap på en forsvarlig måte, må vi som et minimum registrere disse opplysningene.
Ved bruk av Bate-appen på mobiltelefon og nettbrett registreres blant annet informasjon om mobilenheten. Opplysninger om din lokasjon registreres dersom du har godtatt dette på din mobiltelefon eller nettbrett. Nærmere opplysninger om personvern fremkommer ved nedlasting av Bate-appen, herunder formål, innsyns- og sletterutiner.
I Bate-appen kan du som bruker lage din egen profil. Du kan velge å la profilbildet være tomt, laste opp et bilde av deg selv, eller bruke en «pappatar»/papp-illustrasjoner, som settes som profilbilde. Det er kun du som bruker, som kan se bildet, med mindre du er styreleder eller styremedlem. Da vil bildet ditt vise under kontaktinformasjon til styret, og være synlig for beboere i ditt borettslag eller sameie.
Bate benytter e-post, telefon og chat som en del av det daglige arbeidet for å håndtere henvendelser fra medlemmer og kunder. Relevante opplysninger som fremkommer av telefonsamtaler og e-postutveksling som del av kundebehandlingen blir lagret i våre systemer og i e-postarkivet til kundebehandler. Når du bruker vår chatløsning lagres hele dialogen hos edialog24 i ett år før den slettes.
Vi gjør deg oppmerksom på at vanlig e-post er ukryptert. Vi oppfordrer deg derfor ikke til å sende taushetsbelagte, sensitive eller andre fortrolige opplysninger via e-post.
Telefonsamtaler til Bates kundeservice blir ikke loggført eller lagret. Dersom du besøker Bates lokaler vil du bli bedt om å bruke vårt besøksregistreringssystem, både for å varsle din ankomst og for at vi skal ha kontroll over personer som befinner seg i lokalene. Når du registrerer deg i systemet kan du selv velge om dine personopplysninger skal lagres til neste besøk.
Når du fyller ut et skjema på våre nettsider blir dataene lagret og brukt i samsvar med intensjonene du har oppgitt.
Vi registrerer hvorvidt du mottar, åpner eller leser e-poster vi sender til deg - og om du laster ned innhold - for eksempel et prospekt - fra nettsiden vår. Vi kan i etterkant sende deg en oppfølgingsepost eller ta kontakt via telefon.
Når du åpner en hvilken som helst nettside, vil informasjonskapsler (cookies) lastes ned og lagres på din datamaskin. En informasjonskapsel er en liten tekstfil som registrerer hvordan du bruker nettsiden. Det samme gjelder når du besøker bate.no eller andre av våre tilknyttede digitale løsninger. For en periode vil Bate registrere opplysninger om ditt bruksmønster gjennom informasjonskapsler (cookies).
Formålet med dette er å utarbeide statistikk som blir brukt til å forbedre og videreutvikle informasjonstilbudet og brukeropplevelsen i Bates digitale løsninger. Eksempler på hva statistikken gir svar på, er hvor mange som besøker ulike sider, hvor lenge besøket varer, hvilke nettsteder brukerne kommer fra, og hvilke nettlesere som benyttes. Opplysningene brukes også i forbindelse med markedsføring av tilbud og medlemsfordeler gjennom Bates fordelsprogram for medlemmer og kunder.
Din bruk av nettsiden til Bate kan ikke spores tilbake til deg som enkeltperson.
Medlemmer
Formålet med innsamlingen, registreringen og annen relevant behandling av personopplysninger, er i hovedsak å forvalte og følge opp medlemskapet ditt på en god måte. I tillegg vil Bate drifte, administrere og vedlikeholde medlemsregisteret. Bate vil også utvikle og markedsføre fordelsprogrammet, og opplyse deg om hvilke tilbud og fordeler du kan benytte deg av. Videre ønsker Bate å kunne tilby deg produkter og tjenester.
Bate behandler personopplysninger til blant annet følgende formål:
- Utstedelse av medlemskort og adgang til, eller bruker, for å få tilgang til medlemssider forbeholdt Bate-medlemmer.
- Forvaltning av medlemsrettigheter, som rettigheter knyttet til forkjøpsrett og ansiennitet.
- Identifisering av Bate-medlemmer og kunder, ved kjøp av varer eller tjenester som gir medlemskapsrabatt eller bonus.
- Håndtering av andelskapitalen og medlemskontingenter, deriblant fakturering kredittkontroll og betalingsoppfølging.
- Utsendelse av medlemsmagasinet Ditt Bate og elektroniske nyhetsbrev.
- Informerer om og markedsfører produkter, tjenester og fordeler fra Bate og Bates samarbeidspartnere
- Informere om vesentlig informasjon knyttet til medlemskapet og forkjøpsrett
- Ivareta avtalen mellom Bate og hvert enkelt medlem ved å yte god service og oppfølging av medlemskapet.
Forretningsførsel
Dette området omfatter virksomhetens behandling av data og personopplysninger for Bate-forvaltede boligselskaper, boligselskapenes ansatte og personer med verv eller styrende funksjoner og beboere. Hovedformålet med innsamling, registrering og behandling av personopplysninger er å forvalte, administrere boligselskapet og dets eiendom på en best mulig måte samt andre oppgaver som følger av avtale med boligselskapet. For eksempel behandles personopplysninger i denne forbindelse til:
- Identifikasjon av eiere/beboere, styremedlemmer og eventuelle ansatte i boligselskapet
- Utsendelse av informasjon på vegne av boligselskapet
- På vegne av boligselskapet fakturere boligselskapets eiere/beboere, eksempelvis for felleskostnader, avregning av forbruksbaserte tjenester samt tilhørende regnskapsføring, bokføring og arkivføring
- Inndriving av forfalte krav og oppfølging ved misligholdssituasjoner, herunder kredittkontroll/sjekk
- Utbetaling til eiere/beboeres, styremedlemmer og ansattes konto (utlegg, krediteringer, styrehonorar, lønn, feilfakturering, etc.)
- Utstedelse av nøkler, adgangskort adgang/passord til fysiske eller elektroniske områder, herunder tilgangsstyring til disse, eksempelvis til bolig, garasje eller tilgangsstyrt app, portal eller hjemmeområde
- Bistand i eventuelle ansettelsesprosesser eller ansettelsesforhold i tilfeller der boligsselskapet har ansatte
- Føring av budsjett, regnskap og boligopplysninger knyttet til eiendommen
- Føring av eierhistorikk og eventuelt utleieforhold, slik som bruksoverlating av andelsleiligheter, utleie av seksjoner, næringslokale eller parkeringsareal
- Vedlikehold og oppgradering av bygningskropp og eiendom samt andre tekniske tjenester
- Juridisk bistand til styret
- Informasjon og distribusjon til selskap innad i Bate-konsernet, eksempelvis Bate Eiendomsutvikling, Vaktmesteren fra Bate, Advokaten fra Bate, etc., samt elektroniske løsninger som boligselskapet eller deres beboere gis adgang til og tar i bruk, eksempelvis «Portalen», «Min side», «Heime hos Bate» etc.
- På vegne av boligselskapet følge opp rettigheter for beboere eller Bate-medlemmer, slik som eksempelvis innsynsrett, forkjøpsrett eller leierett til bolig
- Å passe på og sikre at tjenestene Bate leverer hele tiden fungerer slik de skal og holder den kvaliteten de skal ha, herunder ved testing og videreutvikling av system
- Dokumentasjon av egne arbeidsoppgaver og korrespondanse
- Distribusjon av informasjon, publikasjoner, nyhetsbrev og markedsføring til boligselskapets kontaktpersoner eller personer med styreverv i boligselskapet
- Kartlegging og distribusjon av eiendomsdata knyttet til seksjoner i boligselskapet
- Kundetilfredshetsundersøkelser, markedsanalyser, o.l.
vasking av beboerlister med medlemsregisteret til Bate
Et annet hovedformål for vår behandling av personopplysninger på vegne av boligselskapet er overholdelse av lovbestemte plikter, eksempelvis:
- regnskapsførsel og oppbevaring etter bokføringsloven, bla. §§ 7, 10 og 13
- rettsregistering i henhold til burettslagslova § 6-2
- føring av andelseierbok etter bustadbyggjelagslova § 4-2 og aksjeeierbok etter aksjel. 4-5 flg.
- tredjepartsrapporteringer på vegne av boligselskapet, slik som pålagt rapportering av eier/formuesforhold eller bruksoverlating til skattemyndigheter eller arbeidsgiverforpliktelser jf. Skatteforvaltningsloven § 7-10, bokstav d. og §7-10-18, og §7-10-27 samt skatteloven §7.3 første til fjerde ledd
Boligkjøpere og interessenter til nye boligprosjekt
Melder du interesse for et nytt boligprosjekt på Bates nettsider, bruker vi dataene dine til å sende deg informasjon/markedsføring om boligene. Dataene blir også delt med prosjektets megler, som kan ta kontakt for å følge deg opp.
Har du kjøpt bolig fra Bate som er under bygging, bruker vi dataene dine til å sende deg informasjon om det for eksempel pågående byggearbeidet, mulige tilpassinger av boligene, befaringer/informasjonsmøter og innflytting. Vi kan også sende deg aktuelle tilbud fra våre samarbeidspartnere dersom du har samtykket til å motta nyhetsbrev fra oss.
Forkjøpsrett
Når du melder interesse for bruk av forkjøpsrett på en bolig samtykker du samtidig til at opplysningene om deg kan brukes for å ha nødvendig kontaktinfo og for vurdere din ansiennitet for å gjennomføre avklaring av forkjøpsretten.
Tredjeparter
I enkelte tilfeller kan Bate utlevere personopplysninger til politiet eller til andre offentlige myndigheter. Dette forutsetter imidlertid at det foreligger særskilt lovhjemmel eller pålegg fra domstolene.
Dersom Bate, Bates samarbeidspartnere eller datterselskap tilpasser informasjon og markedsføring til dine preferanser og/eller behov, benyttes såkalte personprofiler. Personprofilene baserer seg på IP-adressen din, men IP-adressen vil være anonymisert i rapporter.
Når du samtykker til personalisert markedsføring og markedsføring i andre kanaler vil Bate kunne tilpasse markedsføringen ved å sammenstille din registrerte e-postadresse med informasjon som tredjeparten allerede har om deg. Bate bruker tredjepartene Google, Schibsted Media, Snapchat og Meta.
For at Bate skal kunne gi deg informasjon om eller markedsføre produkter, tjenester eller andre fordeler på e-post, SMS eller i sosiale medier, må du gi et særskilt samtykke til dette. Du kan samtykke når du fyller ut et skjema på bate.no. Som medlem kan du også redigere dine samtykker på Min side eller i Bate-appen.
Våre behandlingsrutiner for personopplysninger er trygge. Opplysningene oppbevares på en forsvarlig måte, slik at de ikke brukes urettmessig eller kommer uberettigede i hende, og slik at personopplysingslovens krav til integritet, konfidensialitet og tilgjengelighet ivaretas.
Bate arbeider planlagt og systematisk med å ivareta informasjonssikkerhet og benytter så vel tekniske som organisatoriske sikkerhetstiltak for å beskytte de lagrede personopplysningene mot uautorisert tilgang og bruk. I den utstrekning vi deler personopplysninger med tredjeparter stiller vi strenge krav om informasjonssikkerhet til dem. Videre foretar vi med jevne mellomrom risikoanalyser og sikkerhetsrevisjoner for å evaluere risikoen for brudd på personopplysningssikkerheten, dvs. at personopplysninger kan komme på avveie eller bli misbrukt.
Bate har gode rutiner for tilgangskontroll med medlemsregisteret og for hvordan personopplysningene skal behandles. Tilgangen er regulert gjennom adgangskontroll med passord.
Du har, etter gjeldende personopplysningslovgivning, rett til innsyn i de opplysningene vi har registrert om deg. Du har også rett på informasjon om behandlingen Bate foretar.
Registrerte kan kreve at feilaktige, mangelfulle eller utdaterte personopplysninger rettes eller fjernes av Bate.
Som medlem, beboer og styremedlem kan du få begrenset innsyn i personopplysningene registrert om deg ved å logge deg inn på Min side. Her kan du også oppdatere opplysningene vi har om deg. For mer utfyllende innsyn kan du kontakte kundeservice: kundeservice@bate.no eller +47 51 84 95 00.
Registrerte personopplysninger om deg arkiveres i vårt ERP-system Hårfagre (levert av BBL Datakompetanse AS) og/eller vårt CRM-system (levert av HubSpot).
Dersom du melder deg ut av Bate eller utelukkes som medlem av Bate etter de regler som gjelder i Boligbyggelagsloven og Bates vedtekter, vil du og personopplysningene vi har registrert om deg i våre systemer kategoriseres som utmeldt. Utmeldte medlemmers personopplysninger blir holdt utenfor statistikk og kommunikasjon.
Dersom du ikke betaler medlemskontingenten i Bate, blir du ikke automatisk slettet fra medlemsregisteret. Grunnen til at vi tar vare på personopplysningene er at det kan oppstå tvist om medlemsrettigheter lenge etter at et medlem har sluttet å betale kontingent.
Dersom du har spørsmål knyttet til medlemsregisteret, ønsker innsyn, vil reservere deg eller be om retting eller sletting, kan du kontakte kundeservice på kundeservice@bate.no eller 47 51 84 95 00.