I år skal vi gå på cirka 650 generalforsamlinger og sameiermøter. Vi er totalt 27 representanter fra Bate som skal ut og treffe kundene våre på møtene, det gleder vi oss til! Inger Janne Karlsen, Leder storkunder

Vi hjelper deg med møteledelsen

For å gjøre gjennomføringen av  årsmøte enklere, deltar Bate på nesten alle møtene ute hos kundene våre. 

En dyktig møteleder er viktig for å sikre at det blir et godt møte. Vår representant bistår , dersom dere ønsker det. I praksis trenger du som er styreleder ikke gjøre annet enn å ønske alle beboerne velkommen, resten ordner vi. 

Dette gir deg som styreleder mulighet til å konsentrere deg om å svare på spørsmål om styrets arbeid, og delta i diskusjoner angående saker som behandles.  

Sakslisten

På årsmøte skal saker som; årsregnskap, årsberetning og valg alltid behandles. Sakslisten i innkallingen danner det formelle grunnlaget for gjennomføringen, og det er den som gjelder. Kun saker på sakslisten kan behandles.

De fleste beboerne møter opp for å høre om arbeidet styret har gjort, og hva som er planlagt for framtiden. Men, store eller kontroversielle saker som står på agendaen, kan føre til at flere møter opp. 

Sett av god tid

God struktur er viktig for å unngå forvirring mellom formelle saker på agendaen og andre diskusjoner eller spørsmål som ofte dukker opp. For å unngå det, sett av tid etter den formelle gjennomføringen til spørsmål utenfor sakslisten.

Protokoll for møte

I likhet med et vanlig styremøte, stilles det krav om at det føres protokoll fra årsmøte. 

Det er også noen formelle krav til hva protokollen skal inneholde, den skal gjengi de vedtak som er gjort på møte. Protokollen trenger ikke inneholde hendelsesforløpet i møte. Husk, en protokoll er ikke det samme som et møtereferat.

Bate kan ta på seg jobben med å skrive protokoll fra møtet. Hvis styret ønsker det, kan vi også ta oss av trykking og distribusjon til beboerne etter møtet.

Valg av nytt styre

Etter gjennomført møte vil det ofte være utskiftning av en eller flere styremedlemmer. Noen ganger kan også hele styret bestå av nye medlemmer. Vi anbefaler derfor at tidligere styremedlemmer også deltar i det første styremøte til de nye styret.

På dette møte bør dere gå gjennom status i boligselskapet, slik at det nye styret er godt rustet til å ta fatt på nye oppgaver.

Når oppgavene er satt, kan det være smart å fordele dem. Velg også en fast sekretær som har ansvaret for å føre protokoller fra styremøtene.

Har dere et styremedlem som skal gå av etter lang og tro tjeneste? Da er det hyggelig å huske å kjøpe noen blomster til vedkommende, som takk for arbeidet som er lagt ned for fellesskapet.