I disse tider foregår det en stor utskiftning av medlemmene i de ulike styrene. Noen takker for seg, enkelte blir gjenvalgt, mens andre kommer helt ferske inn i styret.

Bilde styrearbeid


Styrets ansvar

Styrets oppgave er å lede boligselskapet i henhold til lov, boligselskapets vedtekter og vedtak på årsmøtet. I tillegg vil beslutningene fra styremøtene ofte danne grunnlag for noe av det praktiske arbeidet som skjer i boligselskapet.
 

Innkalling til styremøter

Det er vanskelig å si noe om hvor mange styremøter ditt styre bør ha. Noen møtes månedlig, mens andre møtes et par ganger i året. Etter loven er det styreleder som skal kalle inn til styremøtene, og som er ansvarlig for å avholde møter etter behov. Selv om det ikke er så mange saker som skal behandles, kan det være lurt å ha jevnlige møter for å sikre at styremedlemmene er oppdatert i forhold til hva som rører seg.
 
Vi anbefaler at styreleder sender ut agenda før styremøtet. En kort agenda over hvilke saker som skal behandles, og saksdokumenter der det måtte være aktuelt. Da kan alle forberede seg godt før møtet. Innkallingen kan gjøres på ulike måter, epost vil ofte være det mest praktiske.
 

Protokoll fra møtene

Loven pålegger styret å føre protokoll fra styremøtene. Styret må altså føre protokoll over de sakene som blir behandlet på møtet. Velg en fast person til å føre protokollene.
 
Det er nok med en protokoll som viser tidspunkt for møtet, behandlingsform (møte eller annet), hvem som deltok, hvilke saker som ble behandlet, og utfallet av behandlingen. Det er ikke et krav om å gi et referat over hvem som mente hva, selv om dette ofte kan være opplysende for de som måtte lese protokollen i ettertid.
 
Alle frammøtte styremedlemmer skal signere protokollen.
 

Styredokumenter i Portalen

Det finnes standard oppsett for både innkalling og protokoll tilgjengelig på Portalen. Du kan enkelt sende ut innkalling og lage protokoll rett fra Portalen her.
 
Protokollen må oppbevares for ettertiden. Vi anbefaler at styret oppbevarer protokollene i signert stand i Portalen. Med gode rutiner for merking av filer vil det være enkelt for styret å finne tidligere protokoller, og nytt styre kan enkelt sette seg inn i historikken.
 

Krav fra revisor

Oppbevaring av protokoller i Portalen vil lette arbeidet som revisor gjør under revideringen av årsregnskapet. Revisor har myndighet til å kreve fremlagt utdrag fra protokollen. I forbindelse med gjennomført revisjon har KPMG observert at noen boligselskaper mangler rutiner for protokollering av styremøter. Vi vet at mange av kundene fører protokoll fra møtene sine. Med publisering i Portalen slipper dere bryderiet med å fremlegge dokumentasjon dersom revisor skulle ha behov for det.
 

Har dere behov for hjelp?

Virker det praktiske arbeidet med innkallinger, saksdokumenter og protokoller overveldende?
Vi kan delta på et styremøte for å hjelpe dere i gang, eller bistå på utfordrende møter. Dere kan også få en styresekretær fra Bate som hjelper dere med det praktiske arbeidet. Du kan lese mer om styresekretær fra Bate her

Ta kontakt med din kundekontakt hvis du ønsker mer informasjon.