Lønn og utlegg
Har dere ansatte i borettslaget eller sameiet? Da er det viktig at dere setter dere inn i kravene dere har som arbeidsgiver.
Viktig å vite om ansettelsesforhold i boligselskap
Dere er å anse som arbeidsgiver når noen arbeider hos dere som ikke har eget firma, eller som er ansatt i et firma som utfører arbeid hos dere.
Etter Arbeidsmiljøloven er en arbeidsgiver enhver som har ansatt arbeidstaker for å utføre arbeid i sin tjeneste (Arbeidsmiljøloven § 1-8).
Vi anbefaler at både styret og den ansatte setter seg inn i gjeldende regelverk i Arbeidsmiljøloven.
I henhold til Arbeidsmiljøloven kapittel 14 skal det skal inngås skriftlig arbeidsavtale i alle arbeidsforhold. Det er boligselskapets ansvar å sikre at dette blir ivaretatt.
Klikk her for å finne forslag til arbeidskontrakt på Arbeidstilsynets nettsider
Husk å sende en kopi av den signerte arbeidsavtalen til lonn@bate.no.
Alle virksomheter, inkludert alle boligselskap, er underlagt forskrift om systematisk helse, miljø og sikkerhetsarbeid. Områder som omfattes av forskriften er blant annet brann, elektrisitet, lekeplasser med utstyr og arbeidsgiveransvar overfor ansatte.
Nyttig fra Batebloggen: Dette må du vite om styrets HMS-ansvar
Bevar HMS gjør jobben lettere
Bevar-HMS er et skreddersydd system som hjelper styret med å ivareta de lovpålagte kravene om internkontroll på en god og enkel måte. Les mer om Bevar HMS her
Boligselskapet er ansvarlig for at den ansatte har de forsikrings- og pensjonsordningene som loven krever. Ta kontakt med din kunderådgiver hos Bate.
I Norge har vi minstelønn i disse bransjene:
- Bygg
- Renhold
- Overnatting/servering/catering
- Skips- og verftsindustrien
- Jordbruk og gartneri
- Fiskeindustribedrifter
- Elektro
- Godstransport på vei
- Persontransport med turbil
I andre bransjer blir det avtalt lønn mellom arbeidsgiver og arbeidstaker som del av den skriftlige arbeidsavtalen.
Arbeidstiden skal dokumenteres skriftlig, og timeregistrering skal skje fortløpende. Som hovedregel skal start- og sluttidspunktet for hver enkelt dag registreres.
Arbeidsgiver kan selv registrere arbeidstiden eller be de ansatte om egenrapportering. Registeringen skal vise reell arbeidstid eller faktisk utførte arbeidstimer. Det er arbeidsgiver som er ansvarlig for at timene blir registrert. Timelisten skal signeres av arbeidstaker og leder.
Her kan dere finne mal for timeliste. For at den skal kunne utbetales i inneværende måned, må den sendes til lonn@bate.no innen den 5. i hver måned.
Utleggsrefusjoner skal registreres i styreportalen, og utbetales løpende.
Dersom du er ansatt og har brukt din egen bil i forbindelse med arbeid for boligselskapet, kan du bruke dette skjemaet for kjøregodtgjørelse. Dette skjemaet skal dere sende til lonn@bate.no da dette beløpet er innberetningspliktig.
Skjema for innlevering av kilometergodtgjørelse finner du her.
Bate sørger for utbetaling av lønn og sender ut elektroniske lønnsslipper. I tillegg rapporterer vi inn til myndighetene etter gjeldende regelverk for lønn.
Lønn utbetales den 10. hver måned. Signerte timelister og eventuelle endringer skal være levert til Bate senest innen den 5. i hver måned.
Bate betaler ut 10,2 % feriepenger for ansatte, dersom ikke annet er avtalt. Det tilsvarer fire uker ferie + en dag. Ansatte over 60 år får i tillegg 2,3 %, som utgjør én ekstra ferieuke.
Feriepenger blir utbetalt på lønningsdato i juni. Fast ansatte med månedslønn blir trukket for årets feriedager samme måned. Den ansatte får dermed full lønn andre måneder i forbindelse med ferieavvikling. Avvik fra dette må meldes inn til lønnsavdelingen i Bate senest fem virkedager før utbetalingsdatoen i juni.
Hvis dere har en sykemeldt ansatt, vil sykemeldingen leveres elektronisk via Altinn. Sykemelding må sendes til lonn@bate.no straks den er mottatt.
Boligselskapet som arbeidsgiver er pliktig til å betale arbeidsgiverperioden av sykemeldingen. Når denne perioden er slutt, stopper Bate utbetalingen, og den ansatte må selv ordne utbetaling fra NAV - dersom det ikke er gjort avtale om noe annet.
Oppsigelser må meldes til Bate så snart oppsigelsen foreligger. Fristen er den 5. i hver måned. Sluttoppgjør utbetales påfølgende måned etter sluttdato.
Har dere hatt dugnad, og ønsker å gi et vederlag for dette, i form av lønn eller gavekort? Dette utløser arbeidsgiveravgift og i noen tilfeller skatteplikt, og må utbetales som lønn. Vi har egne skjema for dette. Ta kontakt med oss på lonn@bate.no.
Har dere inngått avtale om lønnsadministrasjon med Bate?
Da tar vi i Bate oss av utbetalingene til de ansatte. Når du inngå avtale om lønnsadministrasjon er alt arbeid knyttet til lønnsutbetalinger, for- og etterarbeid inkludert. Det skaper forutsigbarhet og sparer deg for mye arbeid. Da er det kun når det skjer endringer, du må melde fra til oss.
Dette må styret huske:
Husk å sende en kopi av den signerte arbeidsavtalen sammen med skjemaet "Opplysninger til lønn" ved nyansettelser.
Bate sørger for utbetaling av lønn samt utsending av elektroniske lønnsslipper. I tillegg rapporterer vi inn til myndighetene etter gjeldende regelverk for lønn.
Lønn utbetales etterskuddsvis den 10. hver måned, eller virkedagen før dersom den 10. faller på en lørdag eller en helligdag.
Signerte timelister skal være levert til Bate seinest fem virkedager før utbetaling. Skjema for timelister finner du her
Bate betaler ut 10,2 % feriepenger for ansatte dersom ikke annet er avtalt. Det tilsvarer fire 4 uker ferie + 1 dag. Ansatte over 60 år får i tillegg 2,3 %, som utgjør den ekstra ferieuken.
Feriepenger blir utbetalt på lønningsdato i juni, og fast ansatte med månedslønn blir trukket for årets feriedager denne måneden. Den ansatte får dermed full lønn andre måneder i forbindelse med ferieavvikling. Avvik fra dette må meldes inn til lønnsavdelingen i Bate senest fem virkedager før utbetalingsdatoen i juni.
Sykemelding må leveres til Bate straks etter at boligselskapet har mottatt denne fra den ansatte.
Boligselskapet som arbeidsgiver er pliktig til å betale arbeidsgiverperioden av sykemeldingen. Når denne perioden er slutt, stopper Bate utbetalingen og den ansatte må selv ordne utbetaling fra NAV dersom annet ikke er avtalt.
Sykemelding skal fortsatt leveres arbeidsgiver, som sender den til Bate seinest fem virkedager før utbetalingsdato slik at utbetalingen kan stoppes.
Oppsigelser må meldes til Bate så snart oppsigelsen foreligger, og senest fem virkedager før utbetalingsdato. Sluttoppgjør utbetales når oppsigelsen trer i kraft.
Skjema for styret
Alle arbeidsforhold krever en arbeidsavtale. Her finner du et eksempel på en arbeidsavtale fra arbeidstilsynet. Trenger du hjelp? kontakt lonn@bate.no
Skjema for innlevering av timer for lønnsutbetaling.
Dersom du er ansatt og har brukt din egen bil i forbindelse med arbeid for boligselskapet, kan du bruke dette skjemaet for kjøregodtgjørelse.
Annen bistand fra Bate
I tillegg til selve lønnsadministrasjonen, kan Bate også bistå med andre tilleggstjenester:
- Håndtering av innskuddspensjon
- Administrasjon av personalforsikringer
- Sykemeldingsoppfølging