Mest relevante sider:
  1. Bate
  2. Batebloggen
  3. Forste digitale aarsmote gjennomfort med suksess
For styret

Suksess for første digitale årsmøte

Zbo F i Stavanger Øst var første borettslag til å ta i bruk Bates nye digitale løsning for gjennomføring av årsmøter og generalforsamlinger.

Tekst: Cecilie Dybdahl Birkeland
Publisert: 21.04.2020
Foto: Lukas Bieri / Pixabay og privat
Da koronautbruddet var et faktum satt mange styreledere med en utfordring i fanget; Hvordan skulle de nå avholde årsmøte/generalforsamling på en god og forsvarlig måte? I løpet av den siste måneden har Bate, i samarbeid med vår digitale partner BBL Pivotal, jobbet på spreng for å få på plass en god digital løsning for våre boligselskap. Like etter påske ble det lansert en løsning hvor styre og beboere kan logge seg inn på Min side på bate.no for å avholde digitale møter. 

Raskt på ballen 
Arild Boganes, som er styreleder i Zbo F borettslag i Stavanger Øst, tok kjapt kontakt med Bate da han innså at årets årsmøte ikke kunne avholdes som planlagt. 

– Vi begynte raskt å se etter alternative løsninger, og det første vi tenkte på var om vi kunne gjennomføre årsmøtet over video. Jeg tok kontakt med vår rådgiver Cathrine Furenes for å høre om Bate hadde noen løsninger på gang, og fikk høre om opplegget de jobbet med. Da var det ingen grunn til å lete etter alternativer, for jeg visste de ville komme med en løsning som ville være i samsvar med alle lover og regler, forteller han. 

Boganes og resten av styret var positive til å teste ut løsningen, og dermed ble Zbo F det første borettselskapet til å ta den i bruk.
Arild Boganes, styreleder i Zbo F borettslag

Slik fungerer det
Løsningen Bate har utviklet bruker ikke video, men åpner et digitalt rom hvor eierne i boligselskapet kan gå inn og lese og kommentere eller stille spørsmål til sakene i årets møte, for deretter å avgi stemme for hver sak. Møtet blir gjort tilgjengelig under Min side på bate.no, og for å delta må hver boligeier opprette en bruker på Min side. 

Møtet i Zbo F borettslag ble åpnet tirsdag 14. april klokka 12 og var åpent fram til torsdag 16. april klokka 16. Da hadde cirka 30 prosent av de stemmeberettigede, i alt åtte beboere, avgitt stemme. 

– Det er alltid spennende å være de første som tester en løsning, men alt i alt gikk gikk det veldig greit. Vi oppdaget én liten feil som måtte rettes i saksgrunnlaget etter at møtet ble åpnet, og som medførte at vi måtte publisere møtet på nytt. Utenom det gikk alt som planlagt og selve løsningen fungerte godt. Jeg har ikke hørt om noen som har opplevd utfordringer med å komme seg inn på møtet eller avgi stemme, forteller styreleder Arild Boganes.

En ny arena
Cathrine Furenes, som er Zbo Fs rådgiver i Bate, mener god informasjon fra styret var nøkkelen til årets årsmøte kunne gjennomføres digitalt. Det er viktig at styret både gjør en god evaluering i forkant av møtet om hvorvidt et digitalt møte passer for dem, og ikke minst at det når ut med god informasjon til beboerne om hvordan møtet skal avholdes og hva det krever av hver enkelt. 

– Styret i Zbo F borettslag har hele tiden vært flinke til å informere beboerne om hva som skulle skje og har vært opptatt av å sikre at årsmøtet ble gjennomført i tråd med gjeldende lover og regler, forteller Furenes, og avslutter: 

– Åtte deltakere i årets generalforsamling hos Zbo F er én mer enn de hadde på sitt tradisjonelle årsmøte i fjor. Det tar jeg som et positivt tegn og nå venter vi spent på å se om deltakelsen kanskje blir enda høyere hos de neste borettslagene som tar i bruk den digitale løsningen!