Derfor bør styret bruke felles e-postadresse

En felles e-postadresse for styret gjør kommunikasjonen mellom styret, beboere og leverandører mer organisert, profesjonell og sikker. Finn ut hvorfor, under.

PS! Nederst i artikkelen viser vi hvordan dere kommer i gang med egen e-postadresse.

1) Bedre oversikt

Med en felles e-postkonto så er all mailutveksling samlet på ett sted. Det skaper åpenhet blant styret rundt henvendelser som til enhver tid tikker inn, i tillegg til at det er enkelt å lete frem informasjon når det trengs. Det kan også gjøre det lettere for nye styremedlemmer å sette seg inn i ulike saker.

2) Profesjonalitet

Det er mer ryddig og troverdig når styret er avsender av e-poster som angår boligselskapet, og ikke en privatperson. Dette er også med på å skape et tydelig rolleskille.

3) Personvern

Styremedlemmer byttes ut titt og ofte. Fra et personvernhensyn er det uheldig at tidligere styremedlemmer har informasjon om beboere og diverse saker i sin private innboks.

4) Unngå tap av informasjon

Noen ganger kan det være behov for å hente frem tidligere mailkorrespondanser. Ligger disse på en privat e-postadresse hos eks-styremedlemmer kan dette være komplisert, tidkrevende, og noen ganger umulig å finne frem til.

5) Sikkerhet

En felles e-postadresse kan administreres på en måte som sikrer bedre beskyttelse mot trusler som spam eller phishing-angrep.

Slik kommer dere i gang med felles e-postadresse

Anbefalt løsning

Vi anbefaler alle Bate-kunder å opprette en felles e-postadresse via oss. Da blir kontoen knyttet opp til Portalen, og alle e-poster mottas og besvares her. Her kan dere også knytte e-poster opp mot spesifikke saker, og markere e-postene som ferdig behandlet – oversiktlig og skreddersydd for styrearbeidet, med andre ord.

Vi oppretter kontoen kostnadsfritt, og forteller dere hva dere må huske på for å overføre tidligere mailhistorikk over til ny e-postkonto. Ta kontakt med din rådgiver.

💡Tips! Last ned styre-appen vår for å få pushvarsel til mobilen når nye e-poster tikker inn.

• Last ned appen fra App Store
• Last ned appen fra Google Play

Alternativ løsning

Dere kan også velge å benytte dere av en tredjepart (for eksempel Gmail eller Outlook) til å opprette en felles e-postadresse – men disse kan ikke linkes opp til Portalen.